Penyatuan SaaS: Bila Perlu Buang Alat berbanding Simpannya

Ketua IT diminta menyediakan gambaran keseluruhan timbunan untuk COO. Apa yang dijangkakan hanya mengambil masa beberapa jam mengambil masa tiga hari. Syarikat itu mempunyai lapan puluh satu langganan SaaS aktif. Empat belas daripadanya mempunyai fungsi yang bertindih. Enam mempunyai kurang daripada tiga pengguna aktif dalam sembilan puluh hari sebelumnya. Empat diperuntukkan untuk pekerja yang telah meninggalkan syarikat lebih dari enam bulan lalu.

Jumlah perbelanjaan tahunan adalah $340,000. Mengikut anggaran ketua IT, $80,000 hingga $120,000 boleh dipulihkan melalui penyatuan dan penyahaktifan.

Tiada sesiapa yang cuai. Timbunan itu telah berkembang selama empat tahun operasi perniagaan biasa: pasukan menemui alat yang mereka perlukan, mendapatkan kelulusan, menggunakannya untuk projek, dan beranjak. Kontrak memperbaharui secara automatik. Penggunaan melayang. Tiada siapa yang memiliki gambaran keseluruhan.

Fakta Utama: Penyatuan SaaS dalam Angka

• Syarikat mid-market biasa menjalankan lebih 130 aplikasi SaaS di seluruh timbunan, meningkat dari 80 pada tahun 2020 (BetterCloud, 2024 State of SaaSOps).
• Gartner menganggarkan organisasi membazirkan 25% perbelanjaan SaaS pada lesen yang kurang digunakan atau berlebihan, kira-kira $18 juta setahun bagi syarikat yang membelanjakan $75 juta untuk SaaS.
• 44% aplikasi SaaS adalah berlebihan atau pendua dari segi fungsi, menurut penanda aras Productiv 2024, iaitu pelbagai alat yang menyelesaikan masalah kategori yang sama.
• Syarikat yang melaksanakan program penyatuan berstruktur memulihkan 20 hingga 35% perbelanjaan SaaS tahunan dalam masa 12 bulan (penanda aras BetterCloud, Zylo).
• Shadow IT menyumbang 30 hingga 40% daripada jumlah perbelanjaan SaaS dalam organisasi tanpa pengurusan SaaS formal (Gartner).

Hierarki ROI Penyatuan

Tidak semua penyatuan menghasilkan pulangan yang sama. Mengikut urutan magnitud penjimatan: penyatuan perbelanjaan (memotong lesen pendua dalam kategori yang sama) biasanya memulihkan 40 hingga 50% daripada jumlah penjimatan; penyatuan pentadbiran (mengurangkan overhed IT daripada pembekalan, SSO, dan pengurusan vendor merentasi lebih sedikit alat) memulihkan 25 hingga 35%; penyatuan integrasi (menghapuskan perisian tengah, penyambung tersuai, dan kos penyegerakan data antara sistem yang bertindih) memulihkan baki 15 hingga 25%. Utamakan penyatuan perbelanjaan dahulu kerana penjimatan adalah segera dan boleh diukur, sementara keuntungan pentadbiran dan integrasi bertambah dalam tempoh 6 hingga 12 bulan.

Panduan ini adalah proses penyatuan yang mengubah penemuan tiga hari ketua IT menjadi latihan suku tahunan yang boleh diulang. Ia memberikan pemimpin operasi kerangka untuk membuat keputusan simpan atau buang tanpa bergantung pada siapa yang paling kuat membantah apabila pemotongan dicadangkan. Jika isu asasnya adalah alat baru terus diluluskan tanpa semakan berstruktur, pokok keputusan pembelian SaaS adalah kerangka hulu yang mengurangkan keperluan penyatuan dari masa ke masa.

Mengapa Penyatuan Memulihkan Lebih Daripada yang Dijangkakan

Kebanyakan syarikat merendah anggaran berapa banyak yang boleh dipulihkan oleh penyatuan kerana perbelanjaan tersebar merentasi berpuluh-puluh item baris dan tiada satu alat yang kelihatan sebagai masalah. Laporan State of SaaSOps BetterCloud mendapati bahawa organisasi mid-market biasa membazirkan 25 hingga 40% bajet SaaS pada alat yang kurang digunakan atau berlebihan, suatu angka yang biasanya tidak dikesan sehingga audit yang disengajakan menampakkannya. Tetapi pengiraan itu bertambah:

• Alat bernilai $5,000 setahun dengan 2 pengguna aktif menelan belanja $2,500 setiap pengguna aktif setahun.
• Alat bernilai $20,000 setahun yang menduplikasi fungsi yang sudah dimiliki dalam platform $30,000 setahun yang anda simpan menelan belanja $20,000 untuk nilai negatif (ia menambah kerumitan, bukan keupayaan).
• Alat yang memperbaharui secara automatik semasa anda berada di pertengahan audit penyatuan membebankan anda yuran setahun penuh untuk sesuatu yang sudah anda putuskan untuk dipotong.

Matlamatnya bukan untuk memotong secara agresif. Ia untuk memotong secara tepat. Alat yang memberikan nilai sebenar dengan kadar penggunaan yang munasabah patut dikekalkan. Alat yang tidak memenuhi paras itu membebankan anda wang, kerumitan, dan masa pentadbiran IT tanpa mengira betapa menyukainya pasukan tertentu.

Peringkat 1: Audit Timbunan Penuh

Anda tidak boleh memotong apa yang anda tidak nampak. Peringkat audit adalah tentang membina gambaran lengkap dan tepat tentang timbunan SaaS semasa sebelum sebarang keputusan dibuat.

Mencari Timbunan Penuh

Kebanyakan ketua IT fikir mereka mengetahui timbunan. Mereka biasanya ketinggalan 15 hingga 30% daripadanya. Shadow IT (alat yang dibeli menggunakan kad kredit pasukan atau peribadi, percubaan percuma yang bertukar menjadi berbayar tanpa penglibatan IT, alat yang diperoleh melalui pengambilalihan) secara kerap menyumbang bahagian yang ketara daripada perbelanjaan SaaS sebenar. Kajian Gartner tentang pengurusan SaaS dan shadow IT menganggarkan bahawa shadow IT menyumbang 30 hingga 40% daripada jumlah perbelanjaan teknologi dalam organisasi tanpa program pengurusan SaaS formal.

Sumber penemuan SaaS:

Tiada sumber tunggal yang memberikan gambaran lengkap. Jalankan sekurang-kurangnya empat pertama secara selari.

Membina Hamparan Audit

Untuk setiap alat yang dikenal pasti, rekodkan:

Templat Audit Timbunan SaaS:

| Alat | Kategori | Kos Tahunan | Lesen: Kontrak/Aktif | Tarikh Pembaharuan | Keperluan Notis | Pemilik | Penggunaan Terakhir | Kes Penggunaan Utama | Integrasi |
|------|----------|-------------|----------------------|-------------------|-----------------|-------|---------------------|----------------------|-----------|

Hamparan ini adalah dokumen kerja untuk semua yang mengikutinya. Sentiasa kemaskini. Kemas kini setiap kali alat baru diluluskan atau alat dinyahaktifkan.

Peringkat 2: Pemetaan Pertindihan

Setelah anda mempunyai timbunan penuh, petakan alat mana yang melayan fungsi yang bertindih. Di sinilah peluang penyatuan menjadi kelihatan.

Pengelompokan Kategori

Kelompokkan alat mengikut fungsi, bukan mengikut kategori vendor:

• Komunikasi: pemesejan, e-mel, persidangan video
• Pengurusan projek dan tugasan: penjejakan projek, senarai tugasan, pengurusan kerja
• Pengurusan dokumen dan pengetahuan: wiki, dokumen, penyimpanan fail
• CRM dan jualan: pengurusan kenalan, penjejakan Pipeline, penglibatan jualan
• Pengurusan HR dan sumber manusia: HRIS, prestasi, pengambilan pekerja, onboarding
• Analitik dan BI: Dashboard, pelaporan, visualisasi data
• Sokongan pelanggan: tiket, sembang langsung, meja bantuan
• Kewangan dan perakaunan: pengurusan perbelanjaan, invois, perolehan

Dalam setiap kategori, tandakan setiap alat yang syarikat bayar. Kategori dengan tiga alat hampir selalu mempunyai potensi penyatuan.

Peta Haba Pertindihan

Bina peta haba ringkas untuk setiap kategori:

Jika Alat A dan Alat B mempunyai pertindihan ciri 70% atau lebih, ia adalah calon penyatuan. Jika Alat A mempunyai ciri yang Alat B tidak ada, itulah kebergantungan migrasi yang perlu dirancang.

Peringkat 3: Pemarkahan Kadar Penggunaan

Pertindihan memberitahu anda di mana penyatuan adalah mungkin. Pemarkahan kadar penggunaan memberitahu anda alat mana yang perlu dikekalkan.

Matriks Kadar Penggunaan Lima Kriteria

Markakan setiap alat dalam set yang bertindih mengikut lima kriteria, 1 hingga 5:

Panduan pemarkahan:

Jumlah skor menentukan keputusan:

• 18 hingga 25: Simpan. Alat ini memberikan nilai sebenar dan cukup terintegrasi untuk mahal digantikan.
• 11 hingga 17: Nilai semula. Alat ini memberikan sedikit nilai tetapi mungkin ada laluan penyatuan yang berbaloi untuk diskop.
• 5 hingga 10: Calon penyahaktifan. Kadar penggunaan rendah, integrasi rendah, kritikal aliran kerja rendah. Kos mempertahankannya melebihi usaha untuk menggantikannya.

Kesilapan Pemarkahan Biasa

Memberikan skor berdasarkan ciri berbanding kadar penggunaan. Alat dengan keupayaan yang mengagumkan yang tiada siapa guna mendapat skor sama seperti alat tanpa keupayaan yang tiada siapa guna. Kadar penggunaan aktif adalah penapis pertama.

Membiarkan penyokong paling lantang menentukan skor. Orang yang memperjuangkan pembelian alat tersebut akan berjuang untuk mengekalkannya. Dapatkan data penggunaan dari alat itu sendiri (bilangan log masuk, pengguna aktif, log penggunaan ciri) berbanding bergantung pada penilaian kendiri pemilik. Dan apabila menilai kos sebenar alat yang dikekalkan, pemodelan TCO untuk SaaS memberikan kerangka lima kategori untuk memodelkan kos sebenar alat yang anda putuskan untuk dikekalkan, bukan sekadar yuran lesen.

Mengabaikan kebergantungan aliran kerja yang tidak ada dalam bilangan integrasi. Sebuah alat mungkin tidak mempunyai integrasi API tetapi tertanam dalam aliran kerja kerana orang mengeksport secara manual dari alat tersebut ke hamparan yang menyuap proses lain. Semak kebergantungan tidak formal serta kebergantungan formal.

Peringkat 4: Penjujukan Penyahaktifan dengan Pelan Migrasi

Dengan pemarkahan selesai, anda mempunyai senarai calon penyahaktifan. Penjujukan adalah sama penting seperti keputusan. Memotong dalam urutan yang salah atau tanpa perancangan migrasi mewujudkan gangguan yang membunuh kehendak politik untuk menyelesaikan projek.

Prinsip Penjujukan Penyahaktifan

1. Mulakan dengan alat yang tidak memberi impak dahulu. Alat dengan skor 5 hingga 7 (kadar penggunaan sangat rendah, tiada integrasi, tiada pengguna aktif) adalah kemenangan pantas yang memulihkan bajet dan membina momentum. Nyahaktifkan ini dahulu.

2. Kelompokkan pasangan yang bertindih untuk migrasi. Bagi kategori di mana dua alat bertindih dan anda menyatukan kepada satu, rancang migrasi bersama. Pengguna memerlukan laluan perpindahan yang jelas, bukan jurang.

3. Hormati tarikh pembaharuan kontrak. Tidak ada gunanya merancang untuk menyahaktifkan alat pada bulan ketiga jika kontrak memperbaharui secara automatik pada bulan kedua. Petakan tarikh pembaharuan terhadap pelan penyahaktifan. Kalendar tarikh akhir notis pembaharuan. Anda perlu memberi notis sebelum tetingkap ditutup, bukan apabila anda bersedia. Panduan bendera merah kontrak SaaS menerangkan bagaimana panjang tetingkap auto-renewal dan keperluan notis berbeza-beza merentasi kontrak.

4. Jalankan secara selari untuk alat kritikal. Apabila menyahaktifkan alat dengan kadar penggunaan tinggi, jalankan kedua-dua alat lama dan baru secara selari selama dua hingga empat minggu terakhir migrasi. Jangan potong sepenuhnya sebelum pengguna dipindahkan.

Senarai Semak Penyahaktifan 20 Langkah

Pra-penyahaktifan (Minggu 1 hingga 2):

• Keputusan dibuat dan dimaklumkan kepada pemilik alat
• Tarikh pembaharuan kontrak disahkan dan dikealendarkan
• Notis non-pembaharuan dihantar jika diperlukan
• Semua pengguna alat dikenal pasti
• Aliran kerja aktif yang bergantung pada alat didokumenkan
• Integrasi yang bergantung pada alat dikenal pasti
• Keperluan eksport data diskop (format, jumlah, jadual)
• Sasaran migrasi disahkan (alat apa yang menggantikan kes penggunaan ini?)

Migrasi (Minggu 3 hingga 6):

• Jadual migrasi dimaklumkan kepada pengguna
• Data dieksport dalam format yang diperlukan
• Data diimport ke dalam alat pengganti (atau diarkibkan jika tiada pengganti)
• Integrasi dibina semula atau dinyahaktifkan dalam alat yang dinyahaktifkan
• Pengguna diperuntukkan dalam alat pengganti
• Latihan diselesaikan untuk pengguna pada alat pengganti
• Tempoh jalankan selari ditetapkan (alat lama masih boleh diakses, alat baru aktif)

Penyahaktifan (Minggu terakhir):

• Baki data dieksport dan diarkibkan
• Semua pengguna disahkan telah dipindahkan
• Pembatalan dihantar dengan pengesahan diterima
• Akses IT atau sambungan SSO dinyahaktifkan
• Kos disahkan dialih keluar dari pengebilan
• Hamparan audit timbunan dikemaskini

Mengukur Penyatuan

Jejak perkara berikut pada 6 dan 12 bulan selepas penyatuan:

Satu metrik yang perlu diperhati dengan teliti: produktiviti pengguna akhir dalam tempoh 60 hari selepas penyatuan. Kajian McKinsey tentang pengurusan perubahan organisasi mendapati bahawa projek penyatuan teknologi yang merangkumi komunikasi pengguna berstruktur dan sokongan migrasi mencapai pemulihan produktiviti penuh 40 hingga 50% lebih cepat berbanding yang menganggap penyatuan semata-mata sebagai latihan kos. Jika anda memotong alat yang benar-benar digunakan orang tanpa menyediakan sokongan migrasi yang mencukupi, anda akan melihat kesan produktiviti yang menjejaskan kes kewangan. Penjimatan penyatuan sepatutnya muncul dalam bajet; kos produktiviti tidak sepatutnya muncul dalam pasukan.

Cara Rework Sesuai sebagai Sasaran Penyatuan

Kebanyakan latihan penyatuan mid-market akhirnya menyasarkan empat kategori yang sama: CRM, pengurusan kerja atau projek, sembang pasukan, dan penjejakan tugasan. Alat-alat ini berperbelanjaan tinggi, bertindih tinggi, dan tertanam dalam aliran kerja harian. Masalah timbunan biasa: Salesforce atau HubSpot untuk CRM ($50 hingga $150 setiap pengguna), Asana atau Monday untuk penjejakan projek ($20 hingga $30 setiap pengguna), Slack untuk sembang ($12 hingga $18 setiap pengguna), dan alat tugasan berasingan atau platform penglibatan jualan ($15 hingga $40 setiap pengguna). Untuk pasukan 50 orang, itu mudah mencecah $80K hingga $180K setahun merentasi empat vendor, empat kitaran pengebilan, empat konfigurasi SSO, dan empat set integrasi yang perlu diselenggara.

Rework menggantikan kesemua empat dalam satu platform: CRM dan Sales Ops dari $12/pengguna/bulan, Work Ops (penjejakan projek, sembang, tugasan) dari $6/pengguna/bulan. Untuk pasukan 50 orang yang sama, jumlah perbelanjaan berada pada $10,800 hingga $14,400 setahun, pengurangan 75 hingga 85% berbanding alternatif best-of-breed. Penjimatan integrasi bertambah: satu sambungan SSO, satu konsol pentadbiran, satu model data yang merentangi Pipeline jualan hingga ke penghantaran projek. Pasukan yang menyatu ke atas Rework biasanya menyelesaikan migrasi penuh dalam 4 hingga 8 minggu, lebih cepat daripada menyatu ke atas satu vendor best-of-breed tunggal dan mengintegrasikan tiga vendor lain di sekelilingnya.

Soalan Lazim

Ketahui Lebih Lanjut

• Masalah Penyebaran SaaS: Tanda-tanda Anda Menghadapinya dan Cara Membetulkannya: perubahan tadbir urus yang mencegah keperluan penyatuan sekali lagi dalam 18 bulan
• Pemodelan TCO untuk SaaS: Melampaui Harga Tertera: cara memodelkan kos sebenar alat yang anda putuskan untuk dikekalkan
• Pokok Keputusan Pembelian SaaS: Bila Perlu Beli, Bina, atau Cantum: kerangka keputusan di hadapan yang mengurangkan keperluan penyatuan masa hadapan
• Menukar Vendor SaaS: Kos Tersembunyi Migrasi: model kos migrasi yang memaklumkan penjujukan penyahaktifan
• Pemilikan perolehan berbanding operasi: siapa yang patut memiliki proses penyatuan dan cara menjalankannya merentasi pasukan
• Perancangan migrasi data: cara merancang komponen migrasi penyahaktifan untuk alat berisiko tinggi