Alat dan Timbunan Teknologi Penganalisis Kewangan: Apa yang FP&A Sebenarnya Gunakan

Kebanyakan timbunan FP&A kelihatan sama dari dalam. Ada Excel. Ada folder empat hamparan seseorang yang ditarik dari NetSuite pada hari kelima setiap bulan. Ada papan pemuka BI yang tiada siapa percaya kerana baris hasil suku lepas bergerak apabila pasukan data "membetulkan" cantuman. Pakej lembaga pengarah mengambil masa sembilan hari. CFO bertanya satu soalan baharu pada hari Khamis dan penganalisis kehilangan hujung minggu.

Saya telah melihat timbunan ini di syarikat permulaan Siri B dan di unit perniagaan bernilai $400 juta dalam Fortune 500. Alatnya bertukar. Kesakitannya tidak berubah. Dan inilah perkara yang kebanyakan vendor tidak akan beritahu anda: ini belum lagi masalah alat. Ia masalah kejelasan tentang apa yang setiap kategori alat sepatutnya lakukan.

Jadi sebelum anda duduk mendengar demo Workday Adaptive yang lain, mari kita pergi mengikut kategori. Harga sebenar. Nama sebenar. Untuk apa, bukan untuk apa, dan bila anda sebenarnya perlu menaik taraf.

6 Teras, apa yang setiap timbunan FP&A sebenarnya perlukan

Ada enam tugas yang perlu dilakukan oleh timbunan itu. Bukan semestinya enam alat, tetapi enam tugas. Pemodelan, perancangan, akses data mentah, visualisasi, penutupan, dan data hasil. Tinggalkan satu dan sesuatu akan pecah. Gandakan dan anda membayar dua kali untuk hasil yang sama.

1. Lapisan hamparan dan pemodelan

Excel ditambah Google Sheets. Tidak perlu memohon maaf.

Excel dengan makro yang betul, Power Query, dan konvensyen penamaan yang berdisiplin mengatasi kebanyakan alat perancangan bernilai $50,000 setahun untuk mana-mana syarikat di bawah 200 bilangan kakitangan. Saya tidak bersikap bertentangan. Sebabnya mudah: alat perancangan memaksa anda membuat model mengikut cara mereka. Excel membenarkan anda membuat model mengikut cara anda. Bagi penganalisis yang benar-benar memahami perniagaan, fleksibiliti itu lebih bernilai daripada sebarang kempen "sumber kebenaran tunggal."

Gunakan Sheets untuk kerjasama langsung, tarikan IMPORTRANGE, apa sahaja yang perlu disentuh oleh ahli lembaga pengarah atau rakan bukan kewangan. Gunakan Excel untuk pemodelan berat, iaitu jadual pivot pada eksport 200,000 baris, tab senario, three-statement model sebenar. Excel moden dengan LET, LAMBDA, dan tatasusunan dinamik adalah produk yang berbeza daripada yang dipelajari kebanyakan penganalisis pada tahun 2018. Jika pasukan anda masih membina rantai VLOOKUP, itu masalah latihan, bukan masalah alat.

Camellia akan berkata: belanjakan $2,000 untuk latihan Power Query penganalisis kanan sebelum anda belanjakan $80,000 untuk alat perancangan. Anda akan mendapat lebih banyak manfaat.

2. Alat perancangan dan xP&A

Inilah tempat kebanyakan pasukan berbelanja berlebihan. Kategori ini adalah nyata, tetapi julat harga adalah luas dan jawapan yang betul jarang sekali pilihan yang paling mahal.

• Workday Adaptive Planning: peringkat enterprise, sering $80,000 hingga $200,000 setahun mengikut bilangan tempat duduk dan modul. Berbaloi jika anda tersenarai di bursa saham awam, atau anda mempunyai 500+ bilangan kakitangan merentasi pelbagai entiti, atau jawatankuasa audit anda secara khusus meminta sistem perancangan yang boleh diaudit. Jika tidak, ia berlebihan.
• Mosaic: lebih kurang $30,000 hingga $100,000 setahun. Kuat pada metrik SaaS, UI yang berpendapat, pantas untuk digunakan. Jika anda syarikat SaaS antara ARR $20 juta hingga $100 juta dan anda benar-benar mahu meninggalkan Excel, ini biasanya pilihan yang paling boleh dipertahankan.
• Cube: harga permulaan sekitar $1,500 sebulan ke atas. Asli Excel, bermakna pasukan anda terus membuat model dalam hamparan dan Cube bertindak sebagai lapisan perancangan di bawah. Pilihan yang tepat untuk pasukan yang enggan meninggalkan Excel dan tidak perlu berbuat demikian.
• Pigment: lebih baharu, berbilang dimensi, pelaksanaan sebenar bermula sekitar $50,000 ke atas. Sangat fleksibel, kadang-kadang terlalu fleksibel. Pilih ini jika perniagaan anda mempunyai dimensi yang luar biasa (berbilang mata wang, berbilang entiti, peruntukan yang kompleks) dan anda mempunyai orang sistem kewangan untuk mengkonfigurasinya.

Penapis yang jujur: yang mana satu pasukan anda akan benar-benar gunakan? Kebanyakan alat perancangan gagal bukan kerana alatnya buruk, tetapi kerana penganalisis benci meninggalkan Excel dan pelaksanaannya tidak pernah selesai. Pilih berdasarkan kebarangkalian penerimaan, bukan kedalaman ciri.

3. Akses gudang data

Snowflake atau BigQuery. Kadang-kadang Redshift, kurang kerap hari ini.

Tugasnya di sini bukan untuk FA menjadi jurutera data. Tugasnya adalah untuk mempunyai akses baca ke gudang, dengan beberapa paparan terkawal, supaya penganalisis boleh menarik apa yang mereka perlukan tanpa menghantar tiket dan menunggu tiga hari untuk CSV. Jika penganalisis anda masih menghantar e-mel kepada pasukan data untuk eksport kohort bulanan, timbunan anda mempunyai masalah yang tidak dapat diperbaiki oleh alat perancangan.

Kos adalah bergantung kepada penggunaan. Untuk organisasi kecil yang menjalankan beberapa papan pemuka dan pertanyaan ad-hoc, anggarkan $1,000 hingga $5,000 sebulan. Kos yang lebih besar adalah manusia: seseorang perlu membina dan menyelenggara paparan tersebut. Biasanya jurutera analitik yang dikongsi, bukan pengambilan kewangan.

Camellia akan berkata: jika anda tidak boleh menarik hasil suku lepas mengikut segmen dalam masa kurang daripada 60 saat tanpa mengganggu sesiapa, betulkan akses data sebelum anda membeli apa-apa lagi.

4. Lapisan BI

Pilih satu. Jangan jalankan ketiga-tiganya sekaligus.

• Looker (Google): mahal, berat dari segi tadbir urus, bagus apabila kewangan dan seluruh syarikat perlu berkongsi definisi. Harganya tidak didedahkan atas sebab tertentu. Anggarkan peringkat enterprise.
• Tableau: kira-kira $70 setiap pengguna sebulan pada peringkat Creator. Visualisasi terkuat, tadbir urus terlemah. Pilihan yang tepat jika CFO anda membentangkan kepada lembaga pengarah dengan carta.
• Hex: kira-kira $50 setiap pengguna sebulan. Mengutamakan notebook, pantas untuk analisis ad-hoc, sesuai dengan Snowflake dan BigQuery. Pilihan yang tepat jika penganalisis anda mahu menulis SQL dan Python di tempat yang sama dengan carta.

Corak yang paling kerap saya lihat: syarikat membeli Looker untuk tadbir urus, kemudian penganalisis membeli Hex dengan kad korporat mereka sendiri kerana Looker lambat untuk kerja penerokaan, dan kini syarikat membayar untuk kedua-duanya. Itu bukan timbunan, itu cukai.

Pilih satu untuk syarikat. Jika penganalisis memerlukan alat notebook, pilih Hex dan langkau Tableau untuk kewangan sepenuhnya. Jurang visualisasi lebih kecil daripada yang anda sangka.

5. Sistem penutupan dan actuals

NetSuite, Sage Intacct, atau QuickBooks pada skala yang lebih kecil. Apa sahaja yang dipilih oleh pengawal anda, anda terpaksa menggunakannya. Jangan terlibat dalam perbincangan itu sebagai penganalisis.

Apa yang penting untuk FA ialah: API yang bersih atau eksport berjadual. Jika menarik actuals bermakna pengawal menekan "eksport ke Excel" dan menghantar e-mel baki percubaan kepada anda pada hari ketujuh, timbunan anda rosak di asasnya. Pembaikannya bukan alat perancangan. Pembaikannya adalah mengautomasikan tarikan data, biasanya penyambung Fivetran atau skrip tersuai ke gudang. Setelah actuals mendarat di gudang mengikut jadual, setiap laporan hiliran menjadi lebih pantas dan lebih jujur.

Tugas FA di sini adalah tarikan data, bukan penutupan itu sendiri. Kekal dalam bidang anda. Pengawal memiliki penutupan.

6. CRM untuk data hasil

Inilah garisan di mana kebanyakan syarikat membayar berlebihan dan penganalisis mempunyai paling sedikit pengaruh.

Saluran jualan, ARR, ramalan jualan, sebab menang/kalah: semuanya berada dalam CRM. FA memerlukan akses baca dan skema yang stabil. Mereka tidak memerlukan tempat duduk yang membenarkan mereka mengedit tawaran. Itu tempat duduk jualan. Tugas yang berbeza.

Realiti harga:

• Rework CRM + Sales Ops: bermula dari $12 setiap pengguna sebulan. Harga di rework.com/pricing. Untuk pasukan kewangan yang memerlukan akses baca ke saluran jualan dan hasil, ini adalah pilihan paling murah yang masih mempunyai skema sebenar dan API.
• HubSpot Sales Hub: $90+ setiap pengguna sebulan pada peringkat Professional yang sebenarnya diperlukan oleh kebanyakan penganalisis untuk kedalaman pelaporan.
• Salesforce: $165+ setiap pengguna sebulan pada peringkat Enterprise, sebelum mana-mana tambahan yang menjadikan pelaporan itu benar-benar berfungsi.

Sekarang, secara jujur: saya bekerja untuk Rework, jadi ambil cadangan ini dengan pertimbangan yang sewajarnya. Tetapi matematik itu berlaku dalam apa jua keadaan. Jika organisasi jualan anda menggunakan Salesforce dan pasukan kewangan anda memerlukan akses baca untuk ramalan, itu bukan soalan. Anda kekal dengan Salesforce kerana datanya berada di sana. Soalannya ialah apa yang anda letakkan di atas untuk aliran kerja yang sebenarnya dijalankan oleh pasukan jualan anda setiap hari. Dan itulah tempat jurang $12 berbanding $165 penting.

Untuk organisasi kecil atau sederhana yang menyeragamkan dari awal, Rework berharga $12 kerana kami tidak meletakkan pelaporan di sebalik peningkatan Pro. Untuk kedai Salesforce yang mantap, jawapan yang betul biasanya adalah penyambung gudang yang menarik objek Salesforce setiap malam ke Snowflake, dan anda langkau sama sekali memberi kewangan tempat duduk Salesforce.

Dalam apa jua keadaan: jangan bayar kadar CRM enterprise untuk mengekstrak data hasil. Itulah tujuan CRM yang lebih murah dan penyambung gudang.

Audit timbunan FP&A 30 hari

Jalankan ini sebelum anda membeli apa-apa. Jika anda tidak dapat menulis halaman cadangan pada akhirnya, anda tidak mengenali timbunan anda sendiri cukup baik untuk menaik tarafnya.

Hari 1 hingga 5: Inventori. Senaraikan setiap hamparan, setiap papan pemuka, setiap eksport berulang, setiap laporan berjadual. Untuk setiap satu: siapa yang memilikinya, siapa yang menggunakannya, seberapa kerap ia rosak. Anda akan menemui sekurang-kurangnya tiga perkara yang tiada siapa sebenarnya baca lagi. Hapuskan pada minggu keempat.

Hari 6 hingga 10: Petakan keturunan data. Untuk setiap nombor pada pakej lembaga pengarah, kesan ia kembali ke sistem sumber. Kebanyakan syarikat mempunyai dua atau tiga nombor yang tiada siapa dapat kesan sepenuhnya, biasanya "kadar pertumbuhan" atau "margin" yang dikira tiga lapisan dalam tab seseorang. Tulis setiap satu. Anda akan membetulkan separuh daripadanya hanya dengan memetakannya.

Hari 11 hingga 15: Kos timbunan itu. Tarik setiap invois alat kewangan untuk 12 bulan lepas. Kira kos setiap penganalisis, kos setiap jalankan senario, kos setiap penutupan. Bandingkan dengan pertumbuhan bilangan kakitangan. Jika kos timbunan berkembang lebih pantas daripada pasukan, ada sesuatu yang salah.

Hari 16 hingga 20: Kenal pasti 3 tugas "penderitaan manual" teratas. Yang paling ditakuti penganalisis secara berulang. Masa dengan jujur. Untuk setiap satu: adakah ini masalah alat (perisian yang betul akan menghapuskannya), masalah proses (kami melakukan langkah yang salah), atau masalah akses data (kami membina semula apa yang gudang sudah ada)? Bersikap jujur. Kebanyakan masalah "alat" sebenarnya masalah proses yang memakai kostum alat.

Hari 21 hingga 25: Rintis satu pembaikan. Satu sahaja. Penyegaran Power Query yang menggantikan hamparan hari Jumaat. Notebook Hex untuk ulasan varians. Paparan gudang berjadual untuk laporan kohort. Pilih pembaikan terkecil dengan penjimatan masa mingguan tertinggi dan hantarkan. Tidak ada yang lain.

Hari 26 hingga 30: Tulis cadangan satu halaman. Apa yang perlu dikekalkan. Apa yang perlu disatukan. Apa yang perlu dinilai pada suku berikutnya. Apa yang perlu dihentikan terus. Hantarkan kepada CFO sebelum mereka bertanya. Halaman ini adalah artifak yang mengubah anda daripada "penganalisis" kepada "penganalisis yang menjalankan FP&A." Jangan tinggalkannya.

Bila anda perlu beralih daripada Excel

Inilah bahagian yang semua orang mahukan. Tiga ambang. Lepasi mana-mana satu dan perbualan berubah.

• Ambang 1, 200+ versi senario setahun. Kes lembaga pengarah, ramalan semula, andaian-jika, kepekaan. Pada tahap ini, Excel tidak boleh diaudit. Anda tidak dapat mengetahui kes mana yang sebenarnya diluluskan oleh CFO.
• Ambang 2, 100+ pusat kos atau 50+ entiti. Pengiraan manual pecah. Terjemahan mata wang pecah. Penghapusan antara syarikat pecah. Anda memerlukan alat dengan model dimensional sebenar.
• Ambang 3, tiga atau lebih orang mengedit model setiap minggu. Konflik versi menelan kos lebih daripada alat itu. Seseorang menimpa ramalan hasil. Seseorang terlupa menyalin formula ke bawah. "Cukai hamparan dikongsi" adalah nyata dan jumlahnya melebihi $50,000 setahun selepas titik ini.

Di bawah ambang ini: kekal dengan Excel. Betulkan makro. Ambil satu orang yang benar-benar tahu Power Query dan tatasusunan dinamik. Anda akan jimat $80,000 setahun dan model anda akan berjalan lebih pantas daripada alat perancangan.

Apa yang perlu dilangkau: pandangan tegas Camellia

Beberapa peraturan yang saya perhatikan pasukan langgar dan menyesal:

• Jangan beli alat perancangan untuk menyelesaikan masalah proses. Jika model itu salah dalam Excel, ia akan salah dalam Adaptive. Alat perancangan hanya akan memberikan jawapan yang salah dengan lebih pantas, dengan UI yang lebih cantik, dan atas kontrak yang boleh diperbaharui.
• Jangan berpusat pada alat BI yang dibenci penganalisis. Penerimaan adalah segalanya. Contoh Looker yang "terkawal" yang tiada siapa buka adalah kurang bernilai daripada pelaksanaan Hex yang huru-hara yang semua orang gunakan.
• Jangan bayar kadar CRM enterprise hanya untuk mengekstrak data hasil. Penyambung gudang dan CRM $12 mengatasi CRM $165 yang hanya anda gunakan untuk laporan.
• Jangan jalankan projek "penyatuan timbunan" dalam suku yang sama anda menutup buku pada entiti baharu, mengintegrasikan pengambilalihan baharu, atau memasukkan CFO baharu. Pilih perjuangan anda. FP&A adalah maraton dan timbunan itu masih akan ada pada suku berikutnya.

Penutup

Timbunan FP&A bukan enam alat. Ia enam tugas yang perlu diselesaikan, iaitu pemodelan, perancangan, data mentah, visualisasi, actuals, dan hasil. Kebanyakan pasukan mempunyai alatnya dan tidak mempunyai pendawaiannya. Pakej lembaga pengarah mengambil masa sembilan hari bukan kerana alat perancangan itu buruk, tetapi kerana data tidak mengalir dengan sendirinya dan tiga daripada enam tugas dijahit bersama secara manual pada pagi hari kelima.

Audit dahulu. Dawai kemudian. Beli selepas itu. Dalam urutan itu, bukan sebaliknya.

Ketahui Lebih Lanjut

• Templat JD Penganalisis Kewangan
• Pemodelan Tiga Penyata yang Tahan Penelitian
• Analisis Varians yang Dibaca CFO
• Persediaan Lembaga Pengarah: Nombor kepada Naratif
• Harga Rework CRM