Menulis Operating Agreement Tim (Dan Membuatnya Bertahan)

Sebuah tim perangkat lunak di perusahaan SaaS menengah memiliki operating agreement setebal 3 halaman. Ini mencakup ekspektasi waktu respons (balasan dalam 2 jam), norma meeting (kamera menyala, tidak ada ponsel), dan cara mengumumkan blocker. Dokumennya ditulis dengan baik. Pemimpin tim telah memikirkannya dengan serius. Dan setiap pagi pukul 9, delapan orang menghadiri standup yang melanggar empat klausulnya: kamera mati, tidak ada agenda, pembaruan status yang seharusnya async, berjalan 40 menit melampaui waktu 15 menit yang dinyatakan.

Tidak ada yang menyebut operating agreement. Ketika pemimpin tim akhirnya bertanya mengapa, jawabannya adalah: "Kami tidak menulisnya. Kami hanya mendapatkannya dalam pesan Slack."

Begitulah cara operating agreement gagal. Bukan karena kontennya salah. Karena proses pembuatannya melewatkan orang yang seharusnya mengikutinya.

Mengapa sebagian besar operating agreement tidak berhasil

Dokumen yang ditulis manajer dan dikirim sebagai kebijakan adalah objek kepatuhan. Orang membacanya sekali, mungkin, dan kemudian berperilaku sesuai kebiasaan lama mereka dan perilaku orang-orang di sekitar mereka, termasuk manajer. Jika perilaku manajer sesuai dokumen, norma secara bertahap berkembang. Jika perilaku manajer bertentangan dengan dokumen, dokumen tidak relevan.

Agreement yang benar-benar mengubah perilaku tim memiliki tiga properti. Ditulis oleh tim dalam sesi terstruktur, bukan disiapkan oleh manajer sendirian. Mencakup gesekan spesifik yang sebenarnya memengaruhi tim ini, bukan best practice generik. Dan ditinjau kembali ketika sesuatu berubah: karyawan baru, struktur proyek baru, norma yang terus dilanggar.

Langkah 1: Pilih 8 topik yang menghasilkan gesekan

Jangan tulis operating agreement tentang segalanya. Tulis tentang 8 hal yang sebenarnya menyebabkan masalah. Playbook tim Atlassian tentang working agreement menawarkan referensi yang berguna tentang bagaimana tim berkinerja tinggi mempersempit fokus mereka. Ini biasanya adalah:

Jam kerja dan ketersediaan: Kapan orang diharapkan dapat dihubungi? Apakah ada jendela tumpang tindih inti untuk tim yang terdistribusi? Apa arti "tidak bekerja" dalam praktik: tidak ada Slack, DND, atau tidak ada pemantauan sama sekali?

Ekspektasi waktu respons: Seberapa cepat seseorang harus membalas pesan Slack? Email? Permintaan tinjauan? Ekspektasi yang samar di sini menciptakan kecemasan tingkat rendah yang konstan. Norma eksplisit (Slack: 4 jam selama jam kerja; email: 1 hari kerja) menghilangkan dugaan.

Norma meeting: Apa yang membuat meeting perlu vs. bisa dihindari? Apakah ada elemen yang diperlukan seperti agenda atau pre-read? Apa panjang meeting default? Apa aturan untuk meeting berulang?

Wewenang keputusan: Siapa yang bisa membuat jenis keputusan apa tanpa bertanya? Kapan sesuatu memerlukan persetujuan dari manajer? Dari tim lain? Hak keputusan yang jelas mengurangi kelumpuhan "haruskah saya melibatkan si anu?" yang menunda keputusan kecil selama berhari-hari. Framework RACI yang didokumentasikan oleh Project Management Institute adalah salah satu pendekatan terstruktur yang digunakan tim untuk mengkodifikasi ini sebelum menjadi gesekan.

Cara menangani ketidaksepakatan: Apa prosesnya ketika dua orang memiliki pandangan yang berbeda tentang arah? Eskalasi segera, coba selesaikan secara async terlebih dahulu, adakan meeting? Perilaku default tanpa norma biasanya adalah kapitulasi diam atau eskalasi ke manajer, tidak ada yang bagus.

Cara memberikan umpan balik: Umpan balik langsung secara real-time, atau umpan balik tertulis secara async? Seberapa spesifik yang diharapkan? Apa norma tentang nada? Tim yang belum menyepakati ini cenderung baik kurang berkomunikasi tentang umpan balik negatif atau menyampaikannya dengan cara yang tidak mendarat dengan baik.

Ekspektasi onboarding: Apa yang perlu dipelajari orang baru dalam dua minggu pertama mereka? Siapa yang bertanggung jawab untuk menunjukkan kepada mereka? Seperti apa onboarding yang baik dalam praktik?

Standar dokumentasi: Apa yang perlu didokumentasikan, dan di mana? Siapa yang bertanggung jawab untuk menjaga dokumen tetap terkini? Apa ambang batas untuk dokumentasi "cukup baik" pada keputusan atau proses?

Tidak setiap tim memerlukan semua delapan. Beberapa tim memiliki kebiasaan dokumentasi yang kuat dan tidak ada gesekan di sana. Jalankan sesi terlebih dahulu dan biarkan tim memberi tahu Anda topik mana yang penting.

Langkah 2: Jalankan sesi tim 90 menit

Ini adalah langkah terpenting, dan di mana sebagian besar manajer memotong sudut. Jangan tulis operating agreement sebelum sesi dan gunakan sesi untuk meninjaunya. Gunakan sesi untuk membuatnya.

Agenda sesi:

  • (10 menit) Pemanasan: setiap orang menuliskan satu norma tim yang mereka harapkan ada, sesuatu yang akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah atau kurang membuat frustrasi. Belum ada diskusi.
  • (15 menit) Berbagi dan mengelompokkan: bacakan norma dengan lantang, kelompokkan yang serupa di papan bersama (Miro, FigJam, papan tulis fisik). Anda biasanya akan melihat 4-6 kluster terbentuk secara alami.
  • (35 menit) Untuk setiap kluster, putuskan: apa norma yang kita inginkan? Tulis dalam bahasa yang jelas. "Kami membalas pesan Slack dalam 4 jam kerja selama jam kerja" bukan "komunikasi tepat waktu diharapkan." Dorong untuk spesifik, bukan aspirasional.
  • (20 menit) Topik yang tersisa dari daftar gesekan yang belum muncul secara organik. Bawa ini sendiri: "Kita belum membicarakan norma umpan balik. Apakah ada yang merasa itu menjadi masalah?"
  • (10 menit) Baca kembali semua yang telah disepakati. Koreksi kesalahpahaman apa pun. Tugaskan satu orang untuk membersihkan dan membagikannya dalam 48 jam.

Peran manajer dalam sesi ini adalah fasilitator, bukan presenter. Tugas Anda adalah mengajukan pertanyaan, menjaga percakapan bergerak, dan mencegah satu orang mendominasi. Riset Gallup tentang keterlibatan karyawan dan efektivitas manajer menemukan bahwa tim di mana manajer bersama-sama menciptakan norma daripada memaksakannya menunjukkan skor keterlibatan jangka panjang yang secara signifikan lebih tinggi.

Satu hal yang tidak boleh dilakukan: jangan pertahankan perilaku Anda sendiri yang ada dalam sesi ini. Jika norma tim yang mereka hasilkan menyiratkan Anda telah melakukan sesuatu yang salah, tuliskan dan ubah.

Langkah 3: Tulis agreement dalam bahasa yang jelas

Orang yang membuat catatan dalam sesi harus menghasilkan versi yang bersih dalam 48 jam. Aturan format:

  • Satu halaman maksimum. Jika lebih panjang, itu bukan norma. Itu dokumen kebijakan. Potong.
  • Gunakan "kami" di seluruh: "Kami memberikan umpan balik secara tertulis terlebih dahulu sebelum mengangkatnya dalam meeting," bukan "Anggota tim diharapkan memberikan umpan balik tertulis."
  • Gunakan bahasa yang spesifik: "Kami membalas pesan Slack dalam 4 jam kerja selama jam kerja, Senin hingga Jumat" daripada "Kami merespons dengan cepat."
  • Hindari bahasa HR. "Komunikasi tepat waktu" dan "anggota tim harus" milik di employee handbook, bukan dalam working agreement yang tim tulis sendiri.
  • Jangan gunakan ini sebagai kesempatan untuk mencakup setiap situasi yang mungkin. Jika sesuatu tidak ada dalam agreement, tangani dengan penilaian dan tambahkan dalam revisi berikutnya jika menjadi berulang.

Operating agreement satu halaman yang baik mencakup 8-10 norma spesifik. Seseorang yang tidak pernah bekerja dengan tim Anda harus bisa membacanya dan memahami dengan tepat bagaimana berperilaku.

Langkah 4: Momen tanda tangan

Ini sering dilewati, dan itu penting. Setelah dokumen dibagikan, minta semua orang untuk secara eksplisit mengakuinya. Pesan Slack berhasil: "Ini versi final operating agreement kami berdasarkan sesi minggu lalu. Harap balas dengan jempol ketika Anda telah membacanya."

Ini bukan tentang formalitas. Ini tentang menjadikan agreement publik dalam tim. Ketika seseorang melanggar norma nanti, normanya bukan aturan manajer. Itu adalah aturan tim, ditulis oleh tim, diakui oleh semua orang di dalamnya. "Kami menyepakati ini bersama-sama" adalah percakapan yang secara fundamental berbeda dari "manajer menulis kebijakan yang mengatakan."

Pengakuan juga memunculkan ketidaksepakatan yang tidak muncul dalam sesi. Kadang seseorang akan membalas mengatakan mereka tidak yakin tentang norma tertentu, atau mereka ingin mendiskusikan item tertentu sebelum menyetujui. Itu bagus. Lebih baik memunculkannya sekarang daripada memiliki kepatuhan diam kemudian.

Langkah 5: Bangun trigger revisi

Operating agreement yang ditulis enam bulan lalu dan tidak pernah diperbarui hampir selalu kadaluarsa. Tim berubah, prioritas bergeser, tool baru muncul, norma lama ternyata salah untuk cara tim sebenarnya bekerja.

Bangun trigger revisi ke dalam agreement itu sendiri:

Anggota tim baru bergabung: Operating agreement adalah bagian dari onboarding minggu pertama. Tetapi ketika seseorang baru bergabung, tim yang ada juga harus meninjau apakah norma masih mencerminkan cara mereka ingin bekerja, sekarang komposisi tim telah berubah. Pemeriksaan 15 menit sudah cukup.

Tinjauan opsional kuartalan: Di akhir setiap kuartal, habiskan 10 menit meninjau agreement dalam retrospektif. Tanyakan: norma mana yang kita ikuti dengan baik? Mana yang telah kita langgar? Apakah ada yang kurang? Hanya revisi norma yang benar-benar menyebabkan masalah.

Pelanggaran norma yang terlihat: Ketika norma secara konsisten dilanggar oleh banyak orang, itu adalah sinyal bahwa normanya mungkin salah, bukan bahwa orang-orangnya buruk. Sebelum menegakkannya, tanyakan: "Apakah norma ini masih tepat untuk cara kita bekerja?" Jika jawabannya ya, terapkan. Jika jawabannya tidak, perbarui.

Langkah 6: Hubungkan agreement ke onboarding

Karyawan baru yang tidak mengetahui norma operasional Anda default ke norma tim sebelumnya. Ini menciptakan gesekan tanpa siapa pun bermaksud menyebabkannya.

Minggu pertama: karyawan baru membaca operating agreement sebagai bagian dari checklist onboarding standar. Bukan sebagai renungan, bersama instruksi parkir. Sebagai dokumen utama untuk memahami cara tim ini bekerja.

Minggu kedua: percakapan 15 menit antara karyawan baru dan manajer atau buddy onboarding mereka khusus tentang operating agreement. Bukan ceramah. Pertanyaan. "Pertanyaan apa yang Anda miliki? Apakah ada yang tidak jelas atau mengejutkan? Apakah ada yang berbeda dari cara Anda bekerja di tempat sebelumnya?"

Percakapan ini biasanya mengungkap dua hal: celah dalam operating agreement yang tim anggap remeh dan tidak tuliskan, dan tempat di mana karyawan baru memiliki kebiasaan yang akan bertentangan dengan norma tim. Keduanya lebih baik tertangkap di minggu kedua daripada bulan kedua.

Langkah 7: Apa yang harus dilakukan ketika seseorang melanggar agreement

Ini memerlukan percakapan pribadi, bukan pengumuman publik. Strukturnya singkat:

"Dalam operating agreement kami, kami sepakat bahwa [norma spesifik]. Dalam [situasi spesifik], saya perhatikan itu terjadi secara berbeda. Saya ingin check in: apakah ada sesuatu tentang norma itu yang tidak berhasil untuk Anda, atau apakah ada sesuatu yang hanya terlewat?"

Pendekatan ini melakukan tiga hal: mereferensikan agreement secara spesifik (bukan "Anda perlu melakukan lebih baik"), menciptakan ruang untuk norma direvisi jika memang salah, dan menangani percakapan sebelum menjadi pola.

Jangan lewati percakapan pribadi dan berharap orang itu mencari tahu sendiri. Dan jangan bawa dalam meeting tim sebagai pengingat umum. Itu terlihat pasif-agresif dan membuat pelanggar defensif tanpa menyelesaikan apa pun.

Kesalahan umum

Menulisnya tanpa tim: Satu-satunya cara memiliki operating agreement yang diikuti orang adalah dengan tim yang menulisnya. Apa pun yang lain adalah kebijakan, bukan norma. Jangan memotong sesi.

Membuatnya terlalu panjang: Setiap item yang Anda tambahkan di atas 10 norma mengurangi kemungkinan orang mengingat dan mengikuti sisanya. Jika Anda mendekati dua halaman, Anda menulis handbook, bukan operating agreement.

Memperlakukannya sebagai dokumen HR: Operating agreement adalah alat tim. Mereka harus dibaca seperti sesuatu yang ditulis tim untuk diri mereka sendiri, bukan sesuatu yang ditinjau legal.

Tidak pernah memperbaruinya setelah tim berubah: Ketika tim Anda bertambah dari 5 menjadi 9 orang, atau dari tatap muka ke terdistribusi, atau melalui reorganisasi, norma lama mungkin tidak cocok dengan kenyataan baru.

Apa yang harus dilakukan selanjutnya

Jadwalkan sesi operating agreement 90 menit sebelum akhir bulan. Bukan karena situasi saat ini rusak, tetapi karena sesi itu sendiri cenderung memunculkan hal-hal yang sedikit tidak beres yang belum ada yang sebutkan. Lebih baik memiliki percakapan itu dalam format terstruktur daripada menunggu sampai sesuatu benar-benar salah.

Kirim pemberitahuan kepada tim 48 jam sebelumnya: "Kami akan menghabiskan 90 menit menuliskan cara kami ingin bekerja bersama. Sebelum kami bertemu, pikirkan satu norma tim yang akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Sesuatu yang spesifik, bukan umum. Bawa ke sesi."

Prompt persiapan tersebut secara konsisten menghasilkan sesi yang lebih baik daripada masuk tanpa persiapan.

Pelajari Lebih Lanjut