Kesalahan Umum Rekruter (dan Cara Berhenti Melakukannya)

Anda punya tiga req terbuka. Kalender penuh. Kandidat bergerak melewati rangkaian wawancara. Dari sudut pandang Anda, segalanya tampak baik-baik saja.

Lalu manajer perekrutan Anda pergi ke atasan Anda dan menanyakan tentang "kesesuaian" Anda.

Sebagian besar rekruter tidak gagal secara terbuka. Mereka gagal secara diam-diam, melalui tujuh kebiasaan spesifik yang terlihat persis seperti sibuk bekerja. Bagian yang menjengkelkan adalah tidak ada yang menyebutkannya dalam one-on-one, karena gejalanya tersembunyi di balik metrik aktivitas yang masih terlihat sehat. Anda sourcing. Anda menjadwalkan. Anda menutup beberapa req. Kerusakan kumulatifnya muncul enam bulan kemudian ketika sebuah rekrutmen masuk rencana perbaikan kinerja dan tidak ada yang menghubungkannya kembali ke panggilan intake yang Anda lewati.

Ini adalah daftar tujuh kesalahan itu. Masing-masing memiliki gejala bernama yang akan Anda kenali, angka nyata yang seharusnya membuat Anda tidak nyaman, dan perbaikan yang bisa Anda jalankan minggu ini tanpa meminta izin. Pilih dua yang paling menyakiti. Jangan coba perbaiki kesemuanya sekaligus.

Kesalahan 1: Melewati Intake (Scorecard yang Tidak Jelas)

Gejalanya terdengar seperti ini: "Saya akan mencari tahu apa yang mereka inginkan dari JD." Anda membaca deskripsi, mulai sourcing, dan seminggu kemudian tiga submisi pertama Anda ditolak karena alasan yang tidak ada dalam JD. Manajer perekrutan menginginkan seseorang yang membangun fungsinya dari nol. JD bilang "5+ tahun pengalaman." Itu bukan hal yang sama, dan sekarang Anda telah membuang seminggu.

Req tanpa intake 45 menit menghasilkan sekitar 3x lebih banyak submisi pertama yang ditolak dibandingkan yang memilikinya. Itu bukan masalah sourcing. Itu masalah definisi.

Inilah perbaikannya, dan Anda bisa melakukannya pada req berikutnya: jadwalkan 45 menit dengan manajer perekrutan sebelum Anda menyentuh LinkedIn. Dalam panggilan itu, paksa mereka untuk merangking tiga persyaratan wajib vs. yang lebih baik dimiliki. Buat mereka mengatakannya dengan lantang. Sesuatu seperti, "Saya lebih suka seseorang dengan pengalaman manajemen yang lemah tapi kedalaman domain yang kuat daripada sebaliknya." Tulis Scorecard satu halaman dengan peringkat tersebut, kisaran kompensasi, deal-breaker, dan seperti apa keberhasilan di hari ke-90. Kirimkan kembali. Minta balasan tertulis "disetujui." Jangan sourcing satu nama pun sampai balasan itu ada di kotak masuk Anda.

Scorecard yang muat dalam satu halaman dan memiliki persetujuan tertulis dari manajer perekrutan lebih bernilai daripada tiga minggu Boolean string yang cerdas.

Kesalahan 2: Terlalu Bergantung pada LinkedIn (Tanpa Gerak Referral)

Buka Pipeline Anda. Berapa persen nama yang berasal dari InMail LinkedIn? Jika lebih dari 80%, Anda memiliki masalah konsentrasi saluran.

Tingkat respons InMail LinkedIn telah turun dari sekitar 25% beberapa tahun lalu menjadi di bawah 10% untuk peran senior, dan terus menurun. Sementara itu rekomendasi karyawan ditutup sekitar 4x lebih cepat dan bertahan sekitar 2x lebih lama. Anda menghabiskan lebih banyak energi pada saluran yang semakin sulit sambil mengabaikan saluran yang terus berkembang.

Perbaikannya adalah kebiasaan Jumat. Setiap Jumat, hubungi tiga karyawan saat ini dengan pertanyaan yang sama: "Siapa [peran yang sedang Anda rekrut] terbaik yang pernah Anda ajak bekerja? Jangan bilang mereka harus sedang mencari pekerjaan. Cukup beri tahu saya namanya." Bangun daftar target rekomendasi 20 nama per req. Hubungi nama-nama itu dengan, "Sarah di tim kami bilang Anda adalah salah satu [peran] terbaik yang pernah ia ajak bekerja, dan itulah mengapa saya menghubungi Anda." Tingkat respons pada cold outreach yang berbasis rekomendasi mencapai 35-50%, dibandingkan satu digit untuk InMail generik.

Dan bayar bonus rekomendasi dengan cepat. Jika perusahaan Anda membayarnya enam bulan setelah rekrutan mulai bekerja, karyawan berhenti mau repot. Dorong untuk pembayaran dalam dua minggu setelah tanggal mulai. Perbedaan budaya antara "dua minggu" dan "enam bulan" adalah perbedaan antara Pipeline rekomendasi yang berfungsi dan yang tidak.

Kesalahan 3: Volume Sourcing yang Rendah (Di Bawah 150 Nama per Minggu untuk Peran Senior)

Pipeline Anda terasa tipis. Anda terus mendaur ulang lima kandidat yang sama di berbagai req karena mereka satu-satunya yang pernah merespons. Anda memberitahu diri sendiri bahwa perannya memang sulit.

Perannya kemungkinan normal. Volumenya yang menjadi masalah.

Peran senior membutuhkan 150-250 nama yang disourcing per minggu untuk menghasilkan 8-12 submisi yang berkualitas. Di bawah itu Anda tidak menjalankan pencarian, Anda berjudi. Dan berjudi adalah yang menghasilkan waktu pengisian 11 minggu yang membuat manajer perekrutan Anda mulai menanyakan atasan Anda tentang kesesuaian Anda.

Perbaikannya adalah blok kalender, bukan latihan kemauan keras. Blokir 90 menit setiap pagi, 8:30 hingga 10:00, khusus untuk sourcing. Tidak ada Slack, tidak ada pesan LinkedIn, tidak ada penjadwalan. Hanya menambahkan nama yang berkualitas ke Pipeline. Lacak nama-yang-ditambahkan-ke-Pipeline sebagai KPI harian, bukan mingguan. Versi mingguan membuat Anda menundanya ke hari Jumat dan berbohong kepada diri sendiri. Versi harian tidak.

Jika Anda tidak bisa mencapai 30 nama sehari untuk req senior, strategi pencariannya rusak. Eskalasikan itu ke manajer Anda secara tertulis. Penyebab umum: radius lokasi yang salah, kisaran kompensasi terlalu ketat, jabatan tidak selaras dengan pekerjaan sebenarnya. Jangan bekerja lebih keras pada brief yang rusak. Perbaiki brief-nya.

Kesalahan 4: Wawancara yang Hanya Pertunjukan (Tanpa Disiplin Scorecard)

Masuki debrief yang berjalan buruk. Seseorang berkata "saya menyukainya." Yang lain berkata "mereka tampak tajam tapi saya tidak yakin." Empat puluh menit kemudian tim tidak bisa sepakat, dan Anda menjadwalkan putaran lagi untuk "mendapatkan lebih banyak sinyal." Keputusan memakan empat hari dan menghasilkan ya yang minim keyakinan yang berubah menjadi rekrutmen buruk.

Tim tanpa Scorecard membutuhkan waktu 2-3x lebih lama untuk membuat keputusan dan membalik 25-40% Offer mereka di putaran akhir. Itu bukan masalah nilai. Itu masalah proses. Orang tidak bisa membandingkan kandidat berdasarkan kesan, tapi mereka bisa membandingkannya berdasarkan empat kompetensi tertulis yang dinilai 1-4.

Jalankan rangkaian wawancara seperti ini. Setiap pewawancara memiliki dua atau tiga kompetensi spesifik dari Scorecard. Mereka menyerahkan umpan balik tertulis dalam 24 jam setelah wawancara, dinilai 1-4 pada setiap kompetensi, dengan dua kalimat bukti. Penting: mereka menyerahkannya sebelum debrief, bukan selama. Debrief berlangsung 20 menit, bukan 60, dan dimulai dengan semua orang membaca nilai satu sama lain dalam diam selama 5 menit.

Anda akan merasakan perbedaannya pada rangkaian wawancara pertama yang Anda jalankan seperti ini. Keputusan menjadi lebih cepat, suara yang paling keras di ruangan berhenti mendominasi diskusi, dan pembalikan Offer berhenti terjadi.

Skrip singkat yang bisa Anda kirimkan ke panel Anda:

"Perubahan cepat pada format debrief. Masing-masing dari Anda memiliki 2-3 kompetensi pada Scorecard terlampir. Kirimkan nilai dan 2 kalimat bukti Anda di dokumen bersama dalam 24 jam setelah wawancara, sebelum debrief. Debriefnya 20 menit. Kita mulai dengan 5 menit membaca dalam diam."

Kirimkan. Perhatikan apa yang berubah.

Kesalahan 5: Proses Penutupan yang Buruk (Email Offer yang Dikirim Tanpa Persiapan)

Anda telah bekerja dengan kandidat selama enam minggu. Mereka telah melewati setiap putaran. Manajer perekrutan antusias. Anda mengirimkan surat Offer dengan pesan ramah "hubungi saya jika ada pertanyaan!" dan menunggu.

Empat puluh delapan jam keheningan. Lalu penolakan yang sopan: "Saya perlu memikirkannya." Kemudian mereka menerima penawaran balik.

Offer yang disampaikan secara lisan terlebih dahulu ditutup 20-30% lebih tinggi daripada Offer yang hanya lewat email. Tingkat penerimaan penawaran balik melonjak ketika kandidat dibiarkan sendirian dengan email dan manajer saat ini yang akan segera berjuang untuk mempertahankan mereka. Email adalah mekanisme pengiriman yang bagus untuk dokumennya, dan mekanisme yang buruk untuk penutupan.

Perbaikannya adalah urutan, bukan satu email saja. Empat puluh delapan jam sebelum Offer dikirim, lakukan panggilan pre-close. Skripnya sederhana: "Kita sudah hampir sampai ke Offer. Sebelum itu tiba, saya ingin memastikan kita selaras tentang kisaran kompensasi, tanggal mulai, dan hal lain yang mungkin sensitif. Apa yang saya lewatkan?" Jika kompensasinya akan mengecewakan mereka, Anda mengetahuinya sekarang, bukan setelah emailnya tiba. Jika mereka punya liburan yang dijadwalkan, Anda memasukkannya ke tanggal mulai. Jika mereka akan mendapatkan penawaran balik, Anda mengungkapkannya sekarang dan mempersiapkan mereka.

Kemudian Offer lisan disampaikan dalam panggilan, bukan secara tertulis. Anda menjelaskan angka-angka, tanggal mulai, dan alasannya. Tindak lanjut email dalam satu jam, dengan surat resmi. Check-in harian sampai ditandatangani: singkat, tanpa tekanan, "ingin memastikan Anda mendapatkan semua yang Anda butuhkan." Tekanan penawaran balik memiliki masa paruh. Kontak harian mempersingkatnya.

Kesalahan 6: Tidak Mengukur Kualitas Perekrutan Setelah 90/180 Hari

Req ditutup. Anda merayakan. Anda beralih ke req berikutnya. Enam bulan kemudian, Anda mendengar kabar angin bahwa rekrutmen itu sedang dalam PIP. Tidak ada yang menghubungkannya kembali ke Screening yang Anda lakukan, karena tidak ada yang melacak hubungan itu.

Rekruter yang tidak melacak kualitas perekrutan 90/180 hari menghasilkan sekitar 30% rekrutmen yang berkinerja buruk, dibandingkan sekitar 12% untuk rekruter yang melakukannya. Perbedaannya bukan keahlian sourcing. Perbedaannya adalah apakah Anda menutup lingkaran umpan balik pada pekerjaan Anda sendiri.

Perbaikannya adalah dua pengingat kalender per req. Pada hari rekrutan mulai, tambahkan dua pengingat di kalender Anda: 90 hari setelah mulai, dan 180 hari setelah mulai. Pada masing-masing, lakukan panggilan 10 menit dengan manajer perekrutan dan ajukan dua pertanyaan:

"Dengan mengetahui apa yang Anda tahu sekarang, apakah Anda akan merekrut mereka lagi?"
"Apa yang Anda harap saya saring lebih keras?"

Tuliskan jawabannya. Masukkan ke dalam Scorecard untuk req berikutnya dalam fungsi tersebut. Setelah sepuluh panggilan seperti ini Anda akan memiliki pemahaman nyata yang terkalibrasi tentang kompetensi mana yang terlalu Anda beri bobot (kemungkinan "komunikasi") dan mana yang kurang Anda beri bobot (kemungkinan "kemampuan beroperasi dalam ambiguitas"). Rekalibrasi itu yang memisahkan rekruter yang semakin baik dari tahun ke tahun dari mereka yang stagnan di bulan ke-18.

Kesalahan 7: Mengejar Waktu Perekrutan Sambil Merekrut dengan Buruk

Ada piala waktu perekrutan 28 hari di dinding Anda. Anda bangga dengannya. Memang seharusnya begitu. Kecepatan penting, kandidat mengabaikan proses yang lambat, manajer perekrutan menjadi rewel ketika req dibiarkan terbuka.

Kemudian 40% dari rekrutmen itu hilang dalam 12 bulan.

Tim TA yang mengoptimalkan murni untuk waktu perekrutan mengalami attrition tahun pertama 1,5-2x lebih tinggi daripada tim yang melacak waktu-untuk-produktif. Kecepatan tanpa kualitas hanyalah pergantian yang mahal yang berpakaian sebagai efisiensi. Anda tidak menang, Anda hanya mengirimkan masalah ke kuartal orang lain.

Perbaikannya adalah memasangkan metrik. Setiap kali Anda melaporkan waktu perekrutan, Anda juga melaporkan kualitas perekrutan pada 90 hari, atau retensi tahun pertama. Kedua angka itu ada di slide yang sama, dalam email yang sama, setiap kali. Jika retensi Anda di bawah 80% pada 12 bulan untuk rekrutmen yang Anda buat, itulah metrik yang Anda perlambat untuknya. Waktu perekrutan 28 hari tidak sepadan dengan retensi 60% satu tahun. Waktu perekrutan 42 hari dengan retensi 88% adalah kemenangan sesungguhnya.

Ini sedikit rumit secara politis karena pemimpin menyukai metrik kecepatan. Mudah dibuat grafik, berkembang ke arah yang benar dengan usaha, dan membuat fungsi terlihat seperti sedang menang. Tapi pemimpin yang layak diajak bekerja memahami metrik yang dipasangkan begitu Anda menunjukkannya kepada mereka. Yang tidak memahaminya adalah persis orang-orang yang akan memecat Anda dalam 18 bulan ketika attrition mereka mengejar, jadi Anda mungkin juga melatih mereka sekarang.

Daftar Periksa Mandiri (10 Pertanyaan)

Nilai diri Anda 0-1 untuk masing-masing. Di bawah 6 berarti berhenti sourcing minggu ini dan perbaiki prosesnya sebelum mengambil req lain.

Pada tiga req terakhir saya, apakah saya menjalankan panggilan intake 45 menit sebelum sourcing?
Apakah saya memiliki Scorecard tertulis yang disetujui manajer perekrutan untuk setiap req terbuka?
Apakah kurang dari 70% Pipeline saya saat ini berasal dari InMail LinkedIn?
Apakah saya memiliki gerak rekomendasi aktif (3+ permintaan karyawan per minggu)?
Apakah saya menambahkan 30+ nama yang berkualitas per hari untuk req senior?
Apakah pewawancara saya menyerahkan umpan balik tertulis yang dinilai 1-4 dalam 24 jam, sebelum debrief?
Apakah debrief saya 30 menit atau kurang?
Apakah saya menjalankan panggilan pre-close 48 jam sebelum setiap Offer dikirim?
Apakah saya memiliki pengingat kalender 90 dan 180 hari untuk setiap rekrutmen yang saya buat dalam enam bulan terakhir?
Ketika saya melaporkan waktu perekrutan, apakah saya juga melaporkan kualitas perekrutan atau retensi?

Jumlahkan jawabannya. Enam atau kurang berarti req berikutnya yang Anda ambil akan memperburuk masalah, bukan memperbaikinya.

Seperti Apa Rekruter yang Baik Itu

Rekruter yang sudah 18 bulan bekerja seharusnya menjalankan 4-6 req sekaligus, mencapai tingkat penerimaan Offer 70% atau lebih, retensi 85% atau lebih pada 12 bulan untuk rekrutmen mereka, dan menerima rekomendasi kandidat yang tidak diminta dari kandidat yang tidak mereka tempatkan. Mereka diakui oleh manajer perekrutan sebagai mitra pemikir, bukan pengambil pesanan. Scorecard mereka cukup tajam sehingga rangkaian wawancara benar-benar menggunakannya. Mereka melaporkan waktu perekrutan bersama retensi tanpa diminta.

Itulah standarnya. Jika Anda belum sampai ke sana, Anda tidak tertinggal: Anda normal. Sebagian besar rekruter sampai di sana pada 24-30 bulan. Mereka yang sampai di sana pada 18 bulan adalah mereka yang memperbaiki dua kelemahan terburuk mereka lebih awal daripada mencoba memperbaiki semua tujuh sekaligus.

Penutup

Tidak satu pun dari ini adalah masalah keahlian. Anda tidak perlu mempelajari alat sourcing baru. Anda tidak perlu Boolean string yang lebih baik. Anda tidak perlu lebih karismatik dalam panggilan.

Ini adalah masalah disiplin. Perbaikannya adalah proses, bukan kepribadian.

Pilih dua kesalahan yang paling menyakiti angka Anda sekarang. Jalankan perbaikannya minggu ini. Jangan tambahkan yang ketiga sampai yang pertama dua sudah menjadi kebiasaan, bukan tujuan. Rekruter yang stagnan adalah mereka yang mencoba memperbaiki segalanya sekaligus dan tidak memperbaiki apa pun. Mereka yang terus maju adalah mereka yang memperbaiki dua hal pada bulan ke-12, dua lagi pada bulan ke-18, dan dua lagi pada bulan ke-24.

Itulah seluruh permainannya.

Panduan Praktis Recruiter