Kesalahan Umum Business Analyst (Dan Cara Mengatasinya)

Bulan lalu saya ngopi dengan seorang BA. Empat belas bulan bekerja. Cerdas, cepat, dan disukai semua orang. Ia bercerita bahwa ia "tenggelam dalam permintaan": lebih dari enam puluh tiket per kuartal, akhir pekan yang menyatu dengan Senin, tanpa tanda akan berakhir.

Saya mengajukan satu pertanyaan: sebutkan satu keputusan yang berubah karena pekerjaan Anda pada kuartal lalu.

Ia tidak bisa. Tidak satu pun. Ia telah mengirimkan 47 dasbor, menjawab 312 ping Slack, menulis kueri yang membuat senior engineer manggut-manggut. Namun ia tidak bisa menyebutkan satu keputusan pun yang berbeda karena salah satunya.

Kesenjangan itulah yang menjadi inti artikel ini. Itulah juga perbedaan antara BA yang dipromosikan di tahun kedua dan yang masih menjalankan kueri ad hoc di tahun keempat.

Mengapa tahun kedua adalah persimpangan jalan

Sebagian besar BA bertahan di tahun pertama berkat kerja keras mentah. Anda mempelajari skemanya, menghafal dasbor, mengetahui siapa yang sebenarnya memiliki apa. Output terlihat seperti kemajuan karena semuanya baru.

Tahun kedua berbeda. Skemanya tidak baru lagi. Output terlihat sama seperti tahun pertama (kueri yang sama, dasbor yang sama, thread Slack yang sama), tapi kini itu sudah diharapkan. Upaya berhenti menghasilkan visibilitas. Anda memilih untuk berkembang pesat (pekerjaan Anda mulai menghilangkan keputusan dari piring orang lain) atau stagnan (Anda menjadi versi lebih cepat dari help desk).

Persimpangan jalan terjadi dengan diam. Kebanyakan orang tidak sadar mereka mengambil jalan yang salah hingga musim review, ketika manajer mereka mengatakan sesuatu seperti "kamu bekerja sangat baik, tapi saya perlu melihat lebih banyak dampak strategis." Itulah cara manajer memberi tahu Anda, dalam bahasa sepolitik mungkin, bahwa mereka tidak dapat menjelaskan apa yang diubah oleh pekerjaan Anda.

Berikut adalah tujuh jebakan yang menempatkan Anda di jalur stagnan. Masing-masing memiliki gejala yang dapat Anda temukan di minggu Anda sendiri, angka yang dapat Anda ukur, dan perbaikan yang dapat Anda jalankan pada hari Senin.

Jebakan 1: Menjadi help desk

Gejala. DM Anda terlihat seperti antrean. "Pertanyaan cepat, bisakah kamu tarik X?" "Maaf mengganggu, tapi apakah Y mencakup Z?" Anda menjawab karena menjawab itu cepat dan mengatakan tidak terasa kasar. Lalu Anda bertanya-tanya mengapa Anda tidak bisa mengerjakan proyek strategisnya.

Angkanya. Dari pengalaman saya, seorang BA yang menjadi help desk menghabiskan 12-18 jam per minggu untuk permintaan ad hoc. Itu seperempat hingga sepertiga waktu Anda setiap minggu, habis untuk pertanyaan-pertanyaan yang sebagian besar punya lima jawaban yang sama.

Perbaikannya. Hentikan menjawab ping individual. Buat saluran #analytics-help dan arahkan setiap DM ke sana dengan satu kalimat: "Posting di #analytics-help agar orang lain bisa melihat jawabannya." Dalam dua minggu Anda akan melihat lima pertanyaan yang sama berulang. Buat dokumen layanan mandiri atau board Looker yang menjawabnya, tautkan, dan saksikan antrean Anda mengecil.

Bagian yang sulitnya bukan pada salurannya. Melainkan mengatakan "ini seharusnya layanan mandiri" kepada VP tanpa terkesan menolak pekerjaan. Frasa yang berhasil: "Senang menarik ini sekali. Agar tidak memblokir sepuluh permintaan Anda berikutnya, saya akan menambahkannya ke [dasbor tim] pada hari Jumat sehingga Anda bisa mengambilnya sendiri ke depannya." Anda menjawab permintaannya. Anda juga memindahkan pekerjaan dari "antrean Anda selamanya" menjadi "antrean Anda sekali saja."

Jebakan 2: Melewatkan persetujuan kebutuhan

Gejala. Seorang pemangku kepentingan mendeskripsikan apa yang mereka inginkan dalam panggilan 20 menit. Anda mengangguk, mencatat, pergi membangunnya. Dua minggu kemudian mereka melihatnya dan berkata "oh, tapi saya juga butuh rincian per wilayah" atau "tunggu, ini bulanan. Saya butuh mingguan." Anda membangun ulang. Mereka "hampir selesai." Anda membangun ulang lagi.

Angkanya. Setiap pembangunan ulang menghabiskan 4-12 jam. Tiga siklus pembangunan ulang pada satu dasbor berarti seminggu penuh waktu Anda, dan pemangku kepentingan masih belum yakin mereka mempercayai angkanya.

Perbaikannya. Sebelum menulis satu kueri pun, kirimkan dokumen kebutuhan satu halaman dengan tiga bagian: Keputusan (tindakan apa yang akan diaktifkan oleh pekerjaan ini, dan siapa yang membuatnya), Definisi (apa yang dihitung sebagai "lead," "pengguna aktif," "churn," disetujui secara tertulis), dan Selesai (seperti apa tampilannya saat dikirimkan, dengan sketsa). Dapatkan persetujuan tertulis untuk ketiganya. Jika pemangku kepentingan tidak mau membaca satu halaman, itu sinyal bahwa permintaannya tidak cukup serius untuk dibangun.

Dokumen persetujuan bukan birokrasi. Ini adalah mekanisme pemaksaan yang mengubah "saya ingin dasbor" menjadi "saya ingin memutuskan X setiap Senin dan butuh Y untuk melakukannya." Sembilan puluh persen dari perluasan ruang lingkup hilang dalam terjemahan itu.

Jebakan 3: Membangun dasbor sebelum mendefinisikan keputusan

Gejala. Anda mengirimkan dasbor. Ia memiliki 14 grafik, 6 filter, warna-warni segalanya. Pemangku kepentingan berkata "ini luar biasa, terima kasih." Tiga minggu kemudian, ketika Anda memeriksa, dasbor itu baru dibuka dua kali. Kedua kalinya oleh Anda.

Angkanya. Di sebagian besar alat BI, median dasbor dilihat kurang dari 5 kali per bulan setelah bulan pertama. Jika "pelanggan menyukainya" tidak cocok dengan "pelanggan menggunakannya," dasbor itu tidak memiliki keputusan nyata yang melekat padanya.

Perbaikannya. Sebelum Anda membuka Tableau atau Looker, tulis satu kalimat di bagian atas dokumen coretan Anda: "Dasbor ini ada agar [peran] dapat memutuskan [tindakan] setiap [frekuensi]." Jika Anda tidak bisa mengisi semua tiga bagian, Anda tidak memiliki dasbor. Anda memiliki permintaan samar untuk membuat sesuatu.

Contoh yang lulus uji:

"Dasbor ini ada agar VP Sales dapat memutuskan dua wilayah mana yang mendapatkan penambahan headcount kuartal ini setiap Senin pagi."
"Dasbor ini ada agar kepala CS dapat memutuskan 5 akun mana yang perlu dihubungi minggu ini setiap Selasa pukul 9 pagi."

Contoh yang gagal:

"Dasbor ini ada agar kepemimpinan mendapatkan visibilitas ke dalam funnel."
"Ini adalah dasbor kinerja marketing."

Jika keputusannya tidak disebutkan, dasbor menjadi pajangan dinding.

Jebakan 4: Terlalu mengandalkan ekspor Excel

Gejala. Anda menarik data ke Excel karena pemangku kepentingan ingin "memainkannya." Anda membangun pivot table. Anda menambahkan vlookup. Anda mengirimkan file-nya. Dua minggu kemudian pemangku kepentingan membagikannya dalam rapat dan angkanya salah, tapi salah dengan cara yang tidak bisa direproduksi siapa pun karena tersarang dalam sheet yang hidup di folder Downloads seseorang.

Angkanya. Excel-sebagai-sumber-kebenaran lebih banyak merugikan reputasi daripada waktu. Satu angka yang salah dalam deck board dan status "mitra data" Anda butuh enam bulan untuk dipulihkan.

Perbaikannya. Excel baik untuk eksplorasi sekali pakai. Ini tidak baik sebagai laporan berulang. Aturan yang saya gunakan: jika Anda sudah mengirimkan file Excel yang sama dua kali, versi ketiga harus ada di alat BI, dengan SQL yang dikomit di suatu tempat yang bisa ditemukan kolega.

Alat produktivitas Rework dan sebagian besar platform BI dapat menggantikan 80% ekspor Excel berulang dengan laporan terjadwal. 20% yang tersisa adalah analisis ad hoc yang asli, dan di situlah Excel mendapat tempatnya. Jangan lawan Excel. Lawan Excel-sebagai-pipeline.

Jebakan 5: Tidak ada version control pada SQL/model dbt

Gejala. Anda membuka folder kueri dan menemukan customer_metrics.sql, customer_metrics_v2.sql, customer_metrics_FINAL.sql, customer_metrics_FINAL_USE_THIS.sql, dan customer_metrics_old_DO_NOT_USE.sql yang menyeramkan. Tidak ada satu pun yang menghasilkan angka yang sama. Anda tidak ingat mana yang Anda jalankan di deck board kuartal lalu.

Angkanya. Waktu yang dihabiskan untuk merekonsiliasi "mengapa angka saya tidak cocok dengan milikmu" mudah mencapai 3-5 jam per bulan. Lebih banyak lagi jika Anda adalah analis yang harus mempertahankan angka itu dalam rapat kepemimpinan.

Perbaikannya. Masukkan SQL Anda ke git. Tidak peduli apakah itu repositori privat, proyek dbt bersama, atau folder yang disinkronkan ke cloud drive. Versi, commit, dan berhenti menggunakan nama file sebagai version control. Jika Anda sudah menggunakan dbt, ini gratis; Anda hanya perlu berhenti mem-bypass-nya dengan kueri sekali pakai di alat BI.

Pengaturan minimal yang layak untuk BA mandiri:

ba-queries/
  models/
    revenue/
      monthly_revenue.sql
      arr_by_segment.sql
    customers/
      active_customer_definition.sql
  README.md   # apa arti setiap model, siapa yang memiliki setiap definisi

Commit setiap perubahan. Referensikan hash commit ketika seseorang bertanya "dari mana angka ini berasal." Kebiasaan itu sendiri menggeser Anda dari "analis" menjadi "analis yang bisa mempertahankan angkanya dalam rapat board." Itu adalah dua pekerjaan berbeda yang dibayar berbeda.

Jebakan 6: Mengabaikan tinjauan penghentian

Gejala. Anda membuka Looker. Anda menghitung dasbor Anda. Ada 47. Anda secara aktif memelihara 9. Anda bisa menyebutkan 3 dari ingatan. 44 lainnya masih "aktif," masih menarik data setiap pagi, masih muncul di katalog ketika pemangku kepentingan mencari.

Angkanya. Di tim-tim yang pernah saya kerjakan, 30-50% dasbor tidak dibuka dalam 90 hari. Mereka masih menghabiskan biaya komputasi, masih membingungkan karyawan baru, masih menciptakan momen "tunggu, mana yang benar" dalam rapat.

Perbaikannya. Jalankan tinjauan penghentian triwulanan. Ini butuh satu sore saja. Tarik laporan penggunaan dari alat BI Anda, urutkan berdasarkan last_viewed_at, dan untuk apa pun yang lebih dari 90 hari lakukan salah satu dari tiga hal:

Arsipkan jika tidak ada yang memilikinya.
Promosikan jika ini adalah versi kanonik dari metrik berulang (pindahkan ke folder "inti," kunci definisinya).
Gabungkan jika ada tiga hampir-duplikat yang seharusnya menjadi satu.

Pertama kali Anda melakukan ini Anda akan mengarsipkan 20+ dasbor dan tidak ada yang buruk terjadi. Itulah intinya. Katalog menjadi lebih bersih, kueri Anda berjalan lebih cepat, dan karyawan baru benar-benar bisa menemukan dasbor yang tepat tanpa bertanya kepada Anda.

Jebakan 7: Mengukur penggunaan tanpa dampak keputusan

Gejala. Manajer Anda bertanya bagaimana fungsi analitik berjalan. Anda berkata "dasbor eksekutif mendapat 1.200 tampilan bulan lalu." Ia mengangguk dan mengajukan pertanyaan berbeda.

Angkanya. "1.200 tampilan" terkesan bagus sampai Anda bertanya: tampilan oleh siapa, mengarah pada tindakan apa, dengan hasil apa? Jika jawabannya adalah "saya tidak tahu, tapi grafiknya terus naik," Anda mengukur hal yang salah.

Perbaikannya. Alihkan pelaporan Anda dari metrik penggunaan ke metrik keputusan. Untuk lima dasbor utama Anda, sebutkan:

Keputusan yang didukung dasbor (latihan yang sama seperti Jebakan 3)
Frekuensi keputusan itu (mingguan, bulanan, kuartalan)
Satu contoh, dalam kuartal terakhir, di mana dasbor mengubah keputusan tersebut

Yang terakhir itulah yang paling menentukan. Jika Anda tidak bisa menyebutkan satu contoh pun di mana dasbor mengubah sebuah keputusan, dasbor itu adalah dekorasi. Jika Anda bisa menyebutkan tiga atau empat di seluruh lima dasbor utama Anda, Anda bukan lagi pembuat laporan. Anda adalah analis yang pekerjaan-pekerjaannya mengubah uang.

Ketika musim review tiba, "tim kepemimpinan marketing mengalokasikan ulang $400K dari paid social ke organic pada bulan Maret berdasarkan dasbor channel attribution yang saya bangun" adalah kalimat yang membuat Anda dipromosikan. "1.200 tampilan" adalah kalimat yang membuat Anda mendapat ucapan terima kasih dan jabatan yang sama.

Pola di balik semuanya

Jika Anda membaca ulang tujuh jebakan tersebut, semuanya berbagi satu akar yang sama: mengoptimalkan untuk output alih-alih keputusan.

Help desk = output (tiket ditutup)
Tidak ada persetujuan = output (bangun cepat, bangun salah)
Dasbor sebelum keputusan = output (grafik dikirimkan)
Ekspor Excel = output (file dikirimkan via email)
Tidak ada version control = output (kueri ditulis, tidak dipahami)
Tidak ada penghentian = output (katalog tumbuh, tidak pernah mengecil)
Penggunaan tanpa dampak = output (tampilan diukur, bukan nilai)

Bingkai ulang pekerjaannya. Anda tidak dibayar untuk menulis kueri, mengirimkan dasbor, atau menutup tiket. Anda dibayar untuk mengurangi latensi keputusan bagi bisnis. Ambil keputusan yang dulunya membutuhkan rapat dan buat dapat diambil dari sebuah grafik. Ambil keputusan yang dulunya membutuhkan seminggu dan buat dapat diambil dalam sehari.

Setiap jam dalam seminggu Anda harus dipetakan ke sana. Jika tidak, itu adalah overhead, dan overhead tidak menghasilkan compound growth.

Rencana 30 hari untuk keluar dari jebakan

Anda tidak bisa memperbaiki semua tujuh sekaligus. Coba ini sebagai gantinya:

Minggu 1: Hentikan pendarahannya. Buat saluran #analytics-help Anda. Pindahkan setiap DM ke sana. Tulis template satu halaman untuk persetujuan kebutuhan. Berkomitmenlah untuk menggunakannya pada dua permintaan berikutnya, tanpa pengecualian.

Minggu 2: Pulihkan kepercayaan. Pilih tiga dasbor yang paling banyak dilihat. Untuk masing-masing, tulis kalimat "ini ada agar [peran] memutuskan [tindakan] setiap [frekuensi]." Jika Anda tidak bisa mengisinya, jadwalkan percakapan 20 menit dengan pemiliknya untuk mencari tahu. Perbarui deskripsi dasbor dengan kalimatnya.

Minggu 3: Bersihkan rumah. Masukkan SQL Anda ke dalam repositori git, meskipun itu repositori privat. Pindahkan setidaknya kueri yang mendukung tiga dasbor utama Anda. Jalankan tinjauan penghentian. Daftarkan setiap dasbor yang Anda miliki, tandai masing-masing sebagai Arsip, Promosi, atau Gabung.

Minggu 4: Tunjukkan hasilnya. Tarik kuartal terakhir Anda dan tulis tiga kalimat "dampak keputusan." Yang nyata. ("Tim X mengalokasikan ulang Y berdasarkan analisis Z yang saya kirimkan.") Jika Anda tidak bisa menulis tiga kalimat, itu diagnostik. Rencana kuartal berikutnya Anda adalah membuat tiga kalimat nyata itu terjadi.

Audit mandiri setiap Jumat. Setiap Jumat, sebelum menutup laptop, tanyakan pada diri sendiri tiga pertanyaan:

Keputusan apa yang diubah oleh pekerjaan saya minggu ini?
Permintaan apa yang saya ambil yang seharusnya layanan mandiri?
Dasbor mana yang harus saya arsipkan minggu depan?

Tiga menit, tiga pertanyaan. Pertanyaannya tidak berubah. Jawaban Anda, selama enam bulan, akan berubah.

Penutup

BA di awal artikel ini, yang tidak bisa menyebutkan keputusan yang diubah oleh pekerjaannya, bukanlah orang yang buruk dalam pekerjaannya. Ia sangat baik. Ia luar biasa dalam pekerjaan permukaan (tutup tiket, kirimkan dasbor, jawab ping) dan tenggelam dalam pekerjaan sesungguhnya (kurangi latensi keputusan bagi bisnis).

Jebakan dalam artikel ini bukan masalah kecerdasan. Ini masalah perhatian. Anda tergelincir ke dalamnya bukan karena malas, tapi karena pekerjaan permukaan terasa produktif di saat itu dan pekerjaan sesungguhnya terasa tak terlihat sampai musim review.

Pilih satu jebakan minggu ini. Perbaiki sebelum Jumat. Promosi tidak akan datang dari melakukan lebih banyak hal. Ini akan datang dari melakukan hal-hal yang mengubah keputusan, dan mengatakan tidak (dengan sopan, secara tertulis) untuk semua hal lainnya.

Playbook Business Analyst