Die besten Personio-Alternativen 2026: 10 HR-Plattformen für europäische und globale Teams

Personio hat seinen Ruf als HR-Betriebssystem für europäische KMU aufgebaut — und für Teams in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, die ihre ersten 50 Mitarbeitenden einstellen, erfüllt es dieses Versprechen oft. Recruiting, Onboarding, Payroll und Zeiterfassung in einer einzigen Oberfläche mit eingebautem DACH-Compliance ist ein echtes Wertversprechen.

Doch sobald Sie diese Sweet Spot überschreiten, zeigen sich die Risse. Die Preise werden undurchsichtig, wenn die Mitarbeiterzahl steigt, Payroll-Abdeckung außerhalb der DACH-Region erfordert Workarounds, das ATS fehlt an Tiefe für Hochvolumen-Recruiting, und das Reporting bleibt für Teams oberflächlich, die echte Belegschafts-Analytics benötigen. Und wenn Ihr Unternehmen einen bedeutenden US-Headcount hat oder in Südostasien oder Lateinamerika tätig ist, ist Personios globaler Support noch nicht vorhanden.

Dieser Leitfaden richtet sich an HR Directors, People-Ops-Leads und COOs bei europäischen Unternehmen mit 50–500 Mitarbeitenden, die entweder Personio überflügeln oder evaluieren, ob sie damit überhaupt beginnen sollten. Wir behandeln 10 Alternativen ehrlich — einschließlich dessen, was sie wirklich besser können, wo sie schwächeln, und wem jede tatsächlich passt.

Quick Comparison Table

Stage Fit Matrix

Sizing und Persona

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1. Rework — HR-Workflows und teamübergreifende Ops ohne HRIS-Overhead

Reworks Philosophie unterscheidet sich von jedem anderen Tool auf dieser Liste. Es versucht nicht, ein vollständiges HRIS zu sein. Stattdessen basiert es auf der Idee, dass HR-Prozesse Workflows sind und Workflows mehrere Teams berühren. Onboarding ist kein reines HR-Ereignis; es ist eine 30-Schritte-übergreifende Sequenz, die IT, Finance, den einstellenden Manager und den neuen Mitarbeitenden umfasst. Rework modelliert diese Komplexität gut.

Wo Rework mit Personio konkurriert, ist in der Workflow- und Prozessschicht: strukturierte Onboarding- und Offboarding-Flows, HR-Aufgabenmanagement, mehrstufige Genehmigungsketten und operative Übergaben zwischen Teams. Wenn Ihre Personio-Frustration darin besteht, dass Ihre HR-Prozesse nicht wirklich durchgesetzt werden und Aufgaben durchs Raster fallen, adressiert Rework dieses Problem direkt.

Wo Rework nicht konkurriert: Es ist kein Payroll-Processor, es hat kein natives ATS und es verwaltet Mitarbeiterdaten nicht so wie ein traditionelles HRIS. Teams, die diese Fähigkeiten benötigen, brauchen weiterhin dedizierte Payroll-Software oder eine ergänzende HRIS-Schicht.

Preis: Kostenloser Tarif verfügbar. Kostenpflichtige Pläne skalieren nach Seat. Am besten für: Operations-intensive Teams (50–500 Mitarbeitende), bei denen HR-Prozesse abteilungsübergreifend sind und Personios Workflow-Funktionen zu leicht oder zu isoliert wirken. Nicht ideal für: Teams, die vollständige HRIS-, Payroll- oder ATS-Fähigkeit in einer einzigen Plattform benötigen.

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2. Bob (HiBob) — People-first HR für kulturbewusste Mid-Market-Teams

Bob basiert auf einer zentralen Überzeugung: HR-Software sollte Menschen das Gefühl geben, gesehen zu werden, nicht nur verfolgt zu werden. HiBobs Produktvision behandelt die Mitarbeitererfahrung als erstklassiges Feature statt als nachträglichen Gedanken. Das zeigt sich darin, wie die Plattform Onboarding handhabt (visuell, markenkonform, meilensteinbasiert), in der People Analytics (Stimmung, Engagement, Diversity-Metriken) und in Funktionen wie Clubs, Shoutouts und anonymen Umfragen, die die meisten HRIS-Plattformen als außerhalb des Geltungsbereichs behandeln.

Bobs ICP ist ein Mid-Market-Unternehmen (typischerweise 50–500 Mitarbeitende), bei dem HR beginnt, über Administration hinaus in Kulturaufbau zu gehen. Der Käufer ist typischerweise ein CPO oder HR Director mit Budgetgenehmigung, der eine Plattform wünscht, die sein Team intern gut dastehen lässt, nicht nur compliant. Es ist beliebt in Tech-Unternehmen, Agenturen und VC-gebackten Scaleups.

Bob verwaltet Core-HRIS gut: Mitarbeiterdaten, Urlaubsmanagement, Performance-Zyklen, Vergütungs-Tracking. Payroll ist als Add-on verfügbar (oder über Integrationen mit Papaya Global, Payfit und anderen) statt nativ eingebaut. Für europäische Teams bedeutet das, dass Sie Bob wahrscheinlich neben einem Payroll-Anbieter betreiben, was etwas Komplexität hinzufügt.

Preis: Etwa $6/Mitarbeiter/Monat, variiert je nach Modul. Keine öffentliche Preisseite. Am besten für: Kulturbewusste Unternehmen mit 50–500 Mitarbeitenden, die HR als strategische Funktion statt nur als Admin-Schicht sehen wollen. Nicht ideal für: Teams, die Payroll vollständig eingebaut benötigen, oder Unternehmen mit schwerem Stundenlöhner-Management.

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3. BambooHR — Das saubere, zugängliche HRIS für Teams, die Einfachheit wünschen

BambooHR ist die Standardwahl für KMU, die ein vollständiges HRIS ohne Komplexität wünschen. Seine Produktphilosophie lautet Klarheit: Jede HR-Funktion sollte auffindbar sein, jeder Mitarbeitende sollte sich selbst bedienen können, und HR Manager sollten keine Berater für die Systemkonfiguration benötigen. Dieser Ansatz hat es seit über einem Jahrzehnt zur Standard-HRIS-Empfehlung für Unternehmen im Bereich 20–250 Mitarbeitende gemacht.

BambooHR deckt die vollständige HRIS-Oberfläche ab: Mitarbeiterdaten, Urlaubsverfolgung, Performance Management, Onboarding-Checklisten, E-Signaturen, Reporting und ein eingebettetes ATS (im Produkt „Hiring" genannt). Das ATS ist für Standard-Recruiting-Workflows funktional, ersetzt aber keine dedizierten Tools wie Lever oder Greenhouse für hochvolumiges oder komplexes Hiring.

Die Einschränkung für europäische Teams ist Payroll. BambooHRs natives Payroll ist nur für die USA. Für europäische oder globale Teams integrieren Sie mit einem Drittanbieter-Payroll-Provider, was das Management dieser Verbindung und das Umgehen mit Datensync-Problemen bedeutet. Wenn Ihr Team hauptsächlich US-amerikanisch ist, ist BambooHR eine sehr starke Wahl. Wenn Europa Ihr primärer Markt ist, müssen Sie die Payroll-Lücke einplanen.

Preis: Etwa $6/Mitarbeiter/Monat für den Core-Plan. Payroll als Add-on verfügbar (nur USA). Am besten für: US-amerikanisch-geführte KMU mit 20–250 Mitarbeitenden, die ein zuverlässiges, einfach zu betreibendes HRIS wünschen. Nicht ideal für: Europa-erste Teams, die native Payroll-Abdeckung benötigen, oder Unternehmen mit komplexen Multi-Country-Compliance-Anforderungen.

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4. Factorial — Die Personio-Alternative für europäische KMU zu günstigeren Preisen

Factorial ist die nächste direkte Alternative zu Personio für europäische KMU, und dieser Vergleich ist beabsichtigt. 2016 in Barcelona gegründet, wurde Factorial mit europäischer HR-Compliance als Designvorgabe entwickelt, nicht als nachträgliche Ergänzung. Es deckt den DACH-, spanischen, französischen, italienischen und UK-Markt mit lokalisiertem Payroll und rechtlicher Compliance ab, die sich nativ anfühlt statt aufgesetzt.

Das Produkt deckt denselben Bereich wie Personio ab: Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung, Payroll und Performance Management. Factorials Preisgestaltung ist transparenter und läuft typischerweise niedriger als Personio bei vergleichbaren Mitarbeiterzahlen, was es für KMU attraktiv macht, die an Personios Preismauer stoßen.

Der Kompromiss ist Reife. Factorials Reporting und Analytics sind weniger entwickelt als Personios, und einige Enterprise-Funktionen (erweitertes Vergütungsmanagement, komplexe Org-Hierarchien) sind noch roh. Für ein 30–200-Personen-Unternehmen, das europäisch-erstes HR ohne Personio-Preise benötigt, ist Factorial die erste zu evaluierende Alternative.

Preis: Etwa €4–6/Mitarbeiter/Monat je nach Modulen. Öffentliche Preise verfügbar. Am besten für: Europäische KMU mit 10–300 Mitarbeitenden, die Personios Funktionsumfang zu günstigeren, vorhersehbareren Preisen wünschen. Nicht ideal für: Teams, die Enterprise-grade Analytics, tiefen API-Zugang oder starken US-Payroll-Support benötigen.

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5. Deel — Globales Payroll und Employer of Record für verteilte Teams

Deels Philosophie lautet, dass die geografische Barriere für Einstellungen beseitigt wurde und HR-Software das widerspiegeln sollte. Während Personio für ein einzelnes europäisches Unternehmen mit Mitarbeitenden in einem oder zwei Ländern entwickelt wurde, ist Deel für Teams entwickelt, die global einstellen und Compliance in 150+ Ländern benötigen. Seine Kernprodukte sind Auftragnehmer-Management, globales Payroll und Employer-of-Record (EOR)-Services, was bedeutet, dass Deel jemanden in einem Land rechtmäßig beschäftigen kann, in dem Sie keine Einheit haben.

Deels ICP ist ein Unternehmen, das durch verteiltes Hiring skaliert, sei es ein US-Tech-Unternehmen, das Auftragnehmer in Osteuropa einstellt, ein europäischer Scaleup, der nach APAC expandiert, oder jedes Team, das Menschen in mehreren Währungen mit lokaler Compliance bezahlen muss. Der Käufer ist typischerweise Finance oder HR mit rechtlichem Kontext, denn Deels Produkt überspannt beides.

Für reine HR-Nutzung ohne globale Hiring-Anforderungen ist Deel teuer und komplexer als nötig. Die Engagement- und Kultur-Tools sind dünn. Performance Management ist grundlegend. Sie kaufen Deel für die globale Compliance-Infrastruktur, nicht für die People-Ops-Erfahrung.

Preis: EOR ab $599/Mitarbeiter/Monat. Auftragnehmer-Management ab $49/Auftragnehmer/Monat. Globales Payroll-Preise variieren. Am besten für: Verteilte Teams mit 10–2.000 Mitarbeitenden, die über mehrere Länder hinweg einstellen und EOR, Auftragnehmer-Compliance und globales Payroll benötigen. Nicht ideal für: Einzelland-Teams mit rein inländischen Beschäftigungsverhältnissen oder Teams, die Kultur- und Engagement-Tools priorisieren.

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6. Rippling — HR + IT + Payroll in einem System für tech-affine Unternehmen

Ripplings Ansatz lautet, dass die Trennung von HR-Software und IT-Software ein Artefakt davon ist, wie Legacy-Anbieter sich organisiert haben, nicht wie Unternehmen tatsächlich funktionieren. Wenn Sie jemanden einstellen, benötigen Sie nicht nur einen Eintrag im HRIS. Sie brauchen ihren Laptop provisioniert, ihre Software-Lizenzen zugewiesen, ihr Payroll eingerichtet und ihren Slack-Workspace konfiguriert. Rippling tut all das aus einem Admin-Panel.

Das Produkt ist modular: Sie können nur das HR-Modul, nur Payroll, nur IT (Geräteverwaltung, App-Provisionierung) oder den vollständigen Stack kaufen. Die meisten Teams, die Rippling adoptieren, tun dies, weil IT und HR beide den Schmerz des Betriebs separater Systeme spüren und eine einzige Source of Truth für den Mitarbeiter-Lebenszyklus von Angebotsschreiben bis Offboarding wünschen.

Rippling ist ein Mid-Market-Spiel. Die Konfigurationskomplexität ist real. Es ist kein System, das Sie an einem Nachmittag einrichten. Der ROI zeigt sich bei 50+ Mitarbeitenden, wo der Overhead der separaten Verwaltung von HR + IT zu echten Kosten wird. Für kleinere Teams zahlt sich die Setup-Investition möglicherweise nicht aus. Für Tech-Unternehmen zwischen 50–500 Mitarbeitenden mit einer echten IT-Funktion ist Rippling eine der überzeugendsten Plattformen auf dieser Liste.

Preis: Etwa $8/Mitarbeiter/Monat Basis, mit separat bepreisten Modulen. Individuelle Angebote für vollständigen Stack. Am besten für: Tech-Unternehmen mit 50–500 Mitarbeitenden, bei denen HR und IT beide wachsen und eine einheitliche Employee-Ops-Plattform wünschen. Nicht ideal für: Teams ohne echte IT-Funktion, Unternehmen unter 30 Mitarbeitenden oder Organisationen, die Kultur-Tooling über Ops-Effizienz priorisieren.

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7. Kenjo — Europäisches HR für den südeuropäischen und DACH-Markt

Kenjo ist eine kleinere, fokussiertere Alternative zu Personio, die starke Tiefe in den spanischen und DACH-Märkten aufgebaut hat. In Berlin gegründet mit signifikantem Zugkraft in Spanien, ist Kenjons Produkt explizit für europäische KMU entwickelt, die lokalisiertes Payroll, Arbeitsrechts-Compliance und spanischsprachigen Support benötigen, den größere internationale Anbieter als sekundär behandeln.

Kenjo deckt den Standard-HR-Bereich ab: Mitarbeiterdaten, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Performance Reviews, Onboarding und Payroll für Spanien und Deutschland. Das Produkt fühlt sich bei kleineren Unternehmensgrößen zugänglicher als Personio an, und die Supportqualität für spanischsprachige Unternehmen ist besonders stark.

Die Einschränkung ist das Ökosystem. Kenjo hat weniger Integrationen als Personio, BambooHR oder Bob. Für Unternehmen mit Standard-europäischen Business-Tools (Google Workspace, Slack, Standard-Payroll-Provider) ist die Integrationsabdeckung ausreichend. Für Unternehmen mit komplexen Tech-Stacks oder Nischen-Integrationsanforderungen wird die Lücke spürbar.

Preis: Etwa €5/Mitarbeiter/Monat. Öffentliche Preise verfügbar. Am besten für: Spanische oder DACH-Markt-Unternehmen mit 10–300 Mitarbeitenden, die lokalisiertes europäisches HR ohne Personios Preisgestaltung wünschen. Nicht ideal für: Unternehmen mit komplexen globalen Hiring-Anforderungen oder Teams, die ein breites Integrations-Ökosystem benötigen.

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8. Sage People — Mid-Market HR für Teams bereits im Sage-Ökosystem

Sage People ist Sages Cloud-HR- und People-Management-Plattform, positioniert für mittelgroße Organisationen mit 200–5.000 Mitarbeitenden. Sages Kerneinsicht lautet, dass HR-Daten und Finance-Daten zusammenleben sollten. Wenn Ihr Finance-Team bereits Sage Intacct oder Sage X3 betreibt, schafft die Integration zwischen diesen Systemen und Sage People eine einheitliche Sicht auf Belegschaftskosten, Headcount-Planung und Vergütung, die die meisten eigenständigen HRIS-Plattformen nicht replizieren können.

Das Produkt ist konfigurierbar und tiefgründig. Workflow-Automatisierung, Org-Strukturverwaltung, Vergütungsplanung und Compliance-Tools sind alle auf einem Sophistikationsgrad vorhanden, der die meisten KMU-fokussierten Plattformen übertrifft. Der Kompromiss ist Implementierungskomplexität: Sage People erfordert typischerweise eine Partner-geführte Implementierung und eine mehrmonatige Onboarding-Phase.

Für Teams außerhalb des Sage-Ökosystems schwächt sich das Wertversprechen erheblich. Wenn Ihr Finance-Team NetSuite oder SAP betreibt, werden Sie individuelle Integrationen aufbauen statt native Konnektoren zu nutzen. Die UI spiegelt auch Legacy-Enterprise-Software-Ästhetiken wider, die moderne Mid-Market-HR-Teams manchmal frustrierend finden.

Preis: Individuelles Enterprise-Pricing. Typischerweise beginnen Verträge bei bedeutendem ARR für Mid-Market-Deployments. Am besten für: Mid-Market-Unternehmen mit 200–2.000 Mitarbeitenden, die bereits Sage Financial-Produkte nutzen und Finance- und HR-Daten vereinen möchten. Nicht ideal für: Teams außerhalb des Sage-Ökosystems, Unternehmen unter 200 Mitarbeitenden oder Organisationen, die moderne UX priorisieren.

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9. Workday — Enterprise HCM für große Organisationen mit Tiefenbedarf

Workday ist der Enterprise-HR-Standard für große Organisationen, die den vollständigen Human Capital Management-Stack benötigen: Core-HR, Payroll, Recruiting, Talentmanagement, Lernen, Belegschaftsplanung und fortgeschrittene Analytics in einem integrierten System. Workdays Produktphilosophie lautet, dass HR-Daten ein strategisches Asset für die Geschäftsplanung sein sollten, und die Plattform ist entwickelt, um diese Daten auf jeder Ebene der Organisation sichtbar zu machen.

Workdays ICP ist eine Organisation mit 1.000+ Mitarbeitenden, einer dedizierten HR-Technologie-Team und dem entsprechenden Budget. Die Implementierung dauert typischerweise 6–18 Monate und erfordert entweder bedeutende interne HR-IT-Ressourcen oder einen Systemintegrator. Der ROI-Fall basiert auf Belegschafts-Analytics, Prozessstandardisierung bei Scale und der Eliminierung des Integrationsoverheads beim Betreiben von 5–8 separaten HR-Systemen.

Personio mit Workday zu vergleichen ist weitgehend ein Äpfel-Orangen-Vergleich. Wenn Sie Workday ernsthaft als Personio-Alternative evaluieren, haben Sie Personios Zielmarkt fast sicher überwachsen.

Preis: Individuelles Enterprise-Pricing. Typischerweise sechsstellige Jahresverträge. Am besten für: Organisationen mit 1.000+ Mitarbeitenden, die Enterprise-HCM-Tiefe benötigen und die IT-Ressourcen für Implementierung und Wartung haben. Nicht ideal für: Alle unter 500 Mitarbeitenden, Teams ohne dedizierte HR-IT-Ressourcen oder Unternehmen, die schnelle Time-to-Value suchen.

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10. SAP SuccessFactors — Globales Enterprise HR für multinationale Organisationen im SAP-Ökosystem

SAP SuccessFactors ist SAPs Cloud-HCM-Suite, entwickelt für multinationale Unternehmen, die globales Workforce-Management, tiefe regulatorische Compliance und Integration mit SAPs breiterem ERP-Ökosystem (S/4HANA, Ariba, Concur) benötigen. Die Plattform deckt jeden Aspekt des Mitarbeiter-Lebenszyklus ab: Core-HR, Payroll, Recruiting, Onboarding, Performance und Ziele, Lernen, Nachfolge und Belegschafts-Analytics.

SuccessFactors' Produktvision basiert auf dem integrierten SAP-Enterprise: Wenn Ihre Finance, Supply Chain, Beschaffung und jetzt HR alle auf SAP laufen, sind die Datenflüsse nativ und das Compliance-Framework einheitlich. Für ein multinationales Fertigungsunternehmen oder eine globale Finanzdienstleistungsfirma schafft diese Integrationstiefe echten Mehrwert, den keine KMU-fokussierte Plattform erreichen kann.

Das ehrliche Gespräch über SuccessFactors lautet, dass es komplex, teuer und langsam zu konfigurieren ist. Selbst große Unternehmen führen SuccessFactors-Implementierungen oft über 12–24 Monate durch. Für ein 200-Personen-europäisches Unternehmen, das Personio-Alternativen evaluiert, ist SuccessFactors fast sicher nicht die richtige Antwort.

Preis: Individuelles Enterprise-Pricing. Typischerweise hohe sechsstellige bis siebenstellige Jahresverträge für große Deployments. Am besten für: Multinationale Unternehmen mit 1.000+ Mitarbeitenden, die bereits im SAP-Ökosystem investiert sind und globales HR, Payroll und Compliance mit SAP-ERP vereinen müssen. Nicht ideal für: Jedes Unternehmen unter 500 Mitarbeitenden, Teams ohne SAP-Expertise oder Organisationen, die HR-Software zum ersten Mal evaluieren.

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Warum Teams Personio verlassen: Die häufigen Beschwerden

Bevor Sie einen Ersatz wählen, ist es hilfreich zu verstehen, welche Personio-Einschränkung die Evaluation tatsächlich antreibt. Die richtige Alternative variiert erheblich je nach spezifischem Schmerzpunkt.

Payroll-Abdeckungsvergleich

Payroll ist eines der wichtigsten Evaluierungskriterien für europäische Teams und einer der Bereiche, in denen Alternativen am stärksten divergieren.

ATS-Tiefe-Vergleich

Preisvergleich bei 100 Mitarbeitenden

Die Preistransparenz variiert erheblich. Diese Tabelle verwendet die bestmöglich verfügbaren öffentlichen Informationen für ein 100-Mitarbeiter-Unternehmen im Standard-Plan.

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Entscheidungsrahmen

Nächste Schritte

Versuchen Sie nicht, alle 10 Plattformen gleichzeitig zu evaluieren. Basierend auf Ihrem primären Schmerzpunkt mit Personio, grenzen Sie auf zwei Kandidaten ein und führen Sie mit jedem einen fokussierten 2-Wochen-Pilot durch.

Wenn Payroll-Abdeckung das Problem ist, sind Factorial und Deel Ihre zwei Evaluierungsziele. Wenn Sie gehen, weil HR-Workflows Teams nicht gut überqueren, beginnen Sie mit Rework und Bob parallel. Wenn Sie wirklich Personios Feature-Obergrenze überwachsen haben, sind Rippling oder Sage People die richtigen Gespräche je nach Teamgröße und bestehendem Stack.

Der Fehler, den die meisten Teams machen, ist die Evaluierung von HR-Software nur nach Funktionen. Die echte Frage ist Fit: Welche Plattform passt zu Ihrer Unternehmensgröße, Wachstumsphase, geografischen Komplexität und wie Ihr HR-Team tatsächlich arbeiten möchte? Holen Sie Demos ein, pilotieren Sie mit echten Daten und beziehen Sie die Manager ein, die es täglich nutzen werden, nicht nur das HR-Team, das es verwalten wird.

Wenn globales Payroll und EOR ein wesentlicher Teil der Evaluation sind, behandelt der Leitfaden zu besten Deel-Alternativen diesen Markt in der Tiefe — einschließlich wie verteilte Teams EOR-Services von internen HR-Workflow-Tools trennen. Für Onboarding-Workflows, die IT, Finance und HR überqueren, legt die Manager-Onboarding-Checkliste die teamübergreifende Struktur dar, die die meisten HRIS-Plattformen davon ausgehen, dass Sie sie selbst aufbauen werden. Und für HR-Leader, die den Fall für Plattform-Investment machen, kartiert das neue B2B-Buying-Committee die Stakeholder, die bei der Entscheidung dabei sein werden, und was jeder sehen muss, bevor er unterschreibt.